Home » Quản lý thời gian » Lập thời gian biểu hiệu quả

Lập thời gian biểu hiệu quả

Biến thời gian thành trợ thủ đắc lực

Trong các bài trước, chúng ta được tìm hiểu về ưu tiên và mục tiêu của cuộc sống, những khát khao cần có thời gian mới thực hiện được. Và lập thời gian biểu là cách biến những ước mơ đó thành hành động.

Lập kế hoạch là quá trình nhìn vào khối lượng thời gian hiện tại và tìm ra cách sử dụng hợp lý để đạt tới mục tiêu. Nếu có một thời gian biểu hợp lý, bạn sẽ có khả năng:

-         Hiểu được mình có thể làm được gì trong khoảng thời gian đó.

-         Lên kế hoạch sử dụng thời gian tốt nhất.

-         Siết thời gian đủ để làm việc

-         Dành ra một ít thời gian dự phòng đề phòng những sự việc “bất ngờ”.

-         Giảm thiểu căng thẳng bằng cánh không hứa hẹn hoặc cam kết quá nhiều.

Với một thời gian biểu chu toàn và chi tiết, bạn sẽ dễ dàng quản lý nhiệm vụ được giao mà vẫn có thời gian làm việc riêng. Đó cũng là một vũ khí quan trọng giúp bạn tránh khỏi bị quá tải trong công việc.

Làm sao sử dụng công cụ này?

Bạn nên lập thời gian biểu thường xuyên, có thể là mỗi tuần theo các bước sau đây:

1.      Ước lượng thời gian dành để làm việc. Khoảng thời gian này không nhất thiết phải cố định mà sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc và mục tiêu cá nhân của bạn.

2.      Sau đó, xác định những hành động cần phải làm để hoàn thành công việc tốt nhất.

Ví dụ, nếu công việc của bạn là quản lý người khác, trong thời gian biểu của bạn phải có thời gian dành cho việc huấn luyện, kiểm tra và giải quyết vấn đề. Tương tự, bạn cũng phải dành thời gian để giao tiếp với sếp và đồng nghiệp xung quanh nữa (Bạn có thể hạn chế tiếp xúc với đồng nghiệp trong thời gian ngắn, nhưng cần phải chủ động thu xếp thời gian trong thời gian biểu để gặp gỡ và giao tiếp với những người quan trọng).

3.      Xem lại “Danh sách việc cần làm”, lập thời gian biểu cho những hoạt động cần được ưu tiên hàng đầu và các công việc cần thiết khác.

4.      Tiếp theo, “để dành ra” một ít thời gian rảnh trong bảng biểu thời gian của bạn. Thông thường, càng có nhiều việc không tên và không rõ ràng, bạn càng cần nhiều thời gian “để dành” kiểu này. Thực tế trong công việc người ta gọi đó là thời gian bị gián đoạn: Nghiên cứu chỉ ra rằng các nhà quản lý trung bình dành ít nhất 6 phút cho mỗi công việc gián đoạn.

Rõ ràng, bạn chẳng thể nào biết khi nào mình sẽ bị gián đoạn. Tuy nhiên, khi tạo ra thời gian trống trong thời gian biểu, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lại thời khóa biểu để phản ứng hiệu quả với những vấn đề cấp bách.

5.      Bây giờ, cái còn lại trong thời gian biểu của bạn là “thời gian tự do”, khoảng thời gian có thể thực hiện các công việc ưu tiên và mục tiêu cá nhân. Bạn nên xem lại ‘Danh sách việc cần làm” có sẵn các mục tiêu cá nhân đã được ưu tiên, đánh giá thời gian cần thiết để hoàn thành các công việc này và sắp xếp thời gian hoàn thành.

Ngay khi làm xong bước 5, bạn sẽ thấy mình còn rất ít hoặc đôi khi chẳng còn chút thời gian thảnh thơi nào. Nếu vậy, hãy xem lại cách giả định thời gian đã làm ở bước 1. Hỏi xem nên giữ lại việc nào, bỏ việc nào, trì hoãn việc nào.

Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất của những người thành công là ở chỗ họ biết cách tối đa hóa “đòn bẩy” thời gian. Họ tăng thời gian làm việc bằng cách phân chia công việc cho người khác, sử dụng tiền để thuê ngoài xử lý các công việc quan trọng, sử dụng công nghệ tự động cho công việc. Tất cả khiến họ vừa làm việc có năng suất vừa dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

Đồng thời, hãy sử dụng công cụ này để coi lại “Danh sách việc cần làm” và “Mục tiêu cá nhân” xem thử mục tiêu đó có thể hoàn thành với thời gian đó không? Bạn có đang làm quá nhiều nghĩa vụ linh tinh khác không? Có phải bạn đang quan trọng hóa vấn đề lên không?.

Nếu bạn vẫn thấy bị giới hạn về thời gian dư dả, có lẽ bạn nên xem lại khối lượng công việc. Với một bản kế hoạch chi tiết và toàn diện, bạn có thể sớm tìm ra giải pháp thôi.

Điểm cốt lõi:

Thời gian biểu là quy trình sắp xếp và sử dụng thời gian hiệu quả để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc. Đó cũng là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất dành cho những ai muốn quản lý thời gian của mình.

Để lập thời gian biểu, bạn có thể dùng nhật ký, lịch, hồ sơ, PFA hoặc phần mềm quản lý MS Outlook, tùy thích.

Lập thời gian biểu là một quá trình gồm 5 bước:

1.      Nhận diện tổng thời gian đang có.

2.      Phỏng tỏa những công việc phải làm.

3.      Lập thời gian biểu theo ưu tiên gấp gáp và các hoạt động thường nhật.

4.      Phong tỏa thời gian dư dả để dự trữ cho các hoạt động.

5.      Trong khoảng thời gian còn lại, lập kế hoạch cho những hành động gắn liền với việc đạt được mục tiêu cá nhân và ưu tiên.

Nếu sau khi lập thời gian biểu mà không thấy còn dư chút thời gian nào, hãy xem lại các bước ở trên để phân chia lại thời gian cho chính xác.

Thời gian biểu hiệu quả chỉ là một trong những công cụ đã được đề cập ở bài “Sử dụng thời gian thành công”.

Mẫu thời gian biểu:


Ảnh nguồn: The Foundation for Independent Living, Inc.

15 phút sưu tầm và biên tập.

zp8497586rq

13 Comments

  1. Vân says:

    Cảm ơn tác giả.

  2. em k tải được mẫu của danh sách… website có thể gửi qua mail cho e dc k ak… e xin cảm ơn

  3. Pham Thuan says:

    15 phút có thể gửi cho em mẫu danh sách những công việc phải làm qua địa chỉ mail? E cảm ơn anh chị nhiều!

  4. yeuemnganlan_1212@Yahoo.com says:

    em cũng muốn có 1 bảng mẫu.tks

    • Error: Unable to create directory wp-content/uploads/2014/11. Is its parent directory writable by the server? 15 Phut Founder says:

      Bạn có thể xem mẫu ở trên bài viết. Chúc bạn thành công.

  5. co ai co the dua ra cho em xem 1 ban hoan chinh ko a. thank moi nguoi nhieu

  6. co the gui bang mau wa email of em duoc k? tks nhiu

  7. Xin chào tác giả của bài viết!
    Mình có chút thắc mắc,mong tác giả giải đáp dùm.
    Ở bước thứ 5, “thời gian tự do” được định nghĩa như thế nào?Có phải là thời gian dành cho thư giãn, nghỉ ngơi, giải trí hay không?
    Đọc bài viết, tôi nghĩ thời gian còn lại là để giải trí, cũng là một phần trong thời gian biểu, và nó được ưu tiên cuối cùng (sau công việc). Tuy nhiên, khi đọc kĩ thông tin ở bước 5 này, tôi thấy “thời gian tự do” vẫn là thời gian dành cho công việc. Vấn đề hơi có chút mâu thuẫn, mong tác giả giải đáp.
    Tôi xin chân thành cảm ơn!
    PS: Tác giả có thể cho tôi tham khảo thời gian biểu của tác giả tí được không? Tôi cũng đang lập thời gian biểu cho riêng mình, nhưng dẫu sao cũng muốn học hỏi từ tác giả! Cảm ơn!

    • Error: Unable to create directory wp-content/uploads/2014/11. Is its parent directory writable by the server? 15 Phut Founder says:

      Chào Nguyễn Quang Vinh,
      Bước 5, “thời gian tự do” nghĩa là thời gian bạn dành cho các ƯU TIÊN và MỤC TIÊU CÁ NHÂN của mình, mỗi người có ưu tiên và mục tiêu cá nhân khác nhau.
      15phut ví dụ: mục tiêu cá nhân của bạn là đạt được 900 điểm Toiec thì bạn có thể dành thời gian tự do này để học tiếng Anh, hay bạn ưu tiên thời gian tự do cho bạn bè thì bạn có thể đi chơi với bạn bè.
      Thời gian biểu của 15phut hơi riêng tư nên không tiện chia sẽ cho bạn. 15phut có sưu tầm một thời gian biểu mẫu khá hoàn chỉnh đã bổ sung trong bài viết. Bạn có thể xem mẫu ở bài viết trên.

  8. nguyên says:

    co the gui mot mau qua email cua e dc k..e cam on!!

  9. kenhcongnghe says:

    Excellent put up, very informative. I ponder why the other specialists of this sector don’t notice this. You must proceed your writing. I’m sure, you’ve a great readers’ base already!|What’s Taking place i’m new to this, I stumbled upon this I’ve found It absolutely useful and it has helped me out loads. I hope to give a contribution & assist different users like its aided me. Good job.


Copyright © 2011 - 2013 · 15 phút một ngày… · All Rights Reserved · Posts · Comments