Dẫn dắt sự kiện đi tới thành công
Nếu được yêu cầu hỗ trợ cho một cuộc họp thì chính xác là bạn phải làm gì? Có phải chỉ cần giới thiệu mọi người với nhau và khởi động một phiên phá băng đơn giản? Hay vai trò chính của bạn là đứng thừ người ra và ghi lại tất cả mọi ý kiến? Bạn cần phải chuẩn bị những gì? Làm sao để quản lý sự kiện và gắn kết mọi việc lại với nhau?
Trong nhiều tình huống thảo luận nhóm, đặc biệt trong những cuộc thảo luận phức tạp với nhiều quan điểm và lợi ích khác nhau,việc điều phối có tác động khá rõ ràng lên thành công và thất bại của sự kiện đó.
Trong vai trò là điều phối viên, bạn cần sở hữu nhiều loại kỹ năng từ giải quyết vấn đề và ra quyết định đến quản lý đội nhóm và truyền thông.
Người điều phối là ai?
Điều phối được giải thích là “làm cho dễ dàng” hoặc “khiến cho quy trình được suôn sẻ”. Theo đó, điều phối viên có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đóng góp và chuẩn bị cho sự kiện ở mức tốt nhất.
Để trở thành một người điều phối giỏi, bạn phải thật khách quan. Điều đó không có nghĩa là phải chọn điều phối viên ở ngoài tổ chức mà chỉ đơn giản là người đó có lập trường trung lập để điều phối quá trình hoạt động của nhóm. Là điều phối viên, bạn phải có cái nhìn tổng quát, không áp đặt quan điểm cá nhân và hoàn toàn tập trung vào tiến trình nhóm. (“Tiến trình nhóm” là phương pháp quản lý các cuộc thảo luận giúp mọi thành viên cống hiến tốt nhất và dẫn dắt sự kiện đi đến thành công). Việc thiết kế tiến trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó bí quyết chính là tạo điều kiện để ý tưởng, giải pháp, và các quyết định….vv tuôn chảy không ngừng.
Trách nhiệm quan trọng của điều phối viên là tạo quy trình và môi trường cho tiến trình nhóm phát triển đồng thời giúp nhóm đưa ra quyết định, giải pháp hoặc kết luận thành công.
Gợi ý:
Quy trình điều phối cần rất nhiều nỗ lực vì khó hình dung và cần được tiếp tục đóng góp nội dung trong quá trình điều phối. Giữ lập trường trung lập cũng là yêu cầu quan trọng của người điều phối. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến kết quả, hoặc có kỹ năng, kinh nghiệm, thông tin hoặc quyền lực có thể mang lại thành công cho sự kiện, bạn nên ứng cử vào vị trí điều phối viên.
Công việc của điều phối viên là gì?
Để điều phối sự kiện, trước tiên bạn phải hiểu được kết quả mong muốn của nhóm cũng như nền tảng và bối cảnh của cuộc họp hoặc sự kiện đó. Phần lớn trách nhiệm của bạn là:
• Thiết kế và lên kế hoạch cho tiến trình nhóm, chọn ra công cụ tốt nhất giúp tiến trình nhóm đi tới kết quả.
• Hướng dẫn và kiểm soát tiến trình nhóm để đảm bảo rằng:
• Mọi thành viên đều tham gia hiệu quả.
• Mọi thành viên đều hiểu biết lẫn nhau.
• Đóng góp của thành viên được xem xét và bổ sung cho giải pháp và ý tưởng của sự kiện
• Chia sẻ trách nhiệm cho mọi thành viên
• Đảm bảo rằng kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại, thực hiện và xử lý thích hợp sau đó.
Hãy xem xét thêm các những phần quan trọng bên dưới
Thiết kế và Lập kế hoạch
Phải chuẩn bị thật kỹ càng cho với mục tiêu rõ ràng và vững chắc. Nhiệm vụ của bạn là chọn và thiết kế tiến trình nhóm đúng cách và phát triển một chương trình nghị sự hiệu quả.
Gợi ý 1: Tập trung vào kết quả
Dù đang lập kế hoạch cho một cuộc họp đơn giản hay một sự kiện phức tạp diễn ra trong nhiều ngày, bạn cần phải luôn chú tâm tới kết quả và cách thức đạt được kết quả đó.
Nếu sự kiện đó kéo dài nhiều phiên với nhiều chủ đề, bạn phải hiểu rõ quy trình và kết quả của từng chủ đề một. Quan trọng hơn, bạn phải biết điều phối để kết quả của mỗi sự kiện hoặc chủ đề nhỏ góp phần vào kết quả của sự kiện tổng thể.
Gợi ý 2: Kéo khách hàng vào
Nếu được yêu cầu điều phối một sự kiện của người khác, bạn phải tư vấn cho người đó thật cẩn thận về “hình dáng” cuối cùng của sự kiện. Nếu người đó không biết họ muốn gì, họ vẫn có thể cho bạn ý tưởng sơ khởi nào đó và nếu bạn không thể hiện được ý tưởng đó, chắc chắn họ sẽ thấy không thoải mái.
Hai khía cạnh quan trọng của việc thiết kế và lập kế hoạch là lựa chọn tiến trình nhóm đúng cách và thiết thiết kế lịch trình hiệu quả.
Chọn và thiết kế quy trình nhóm
Có bao nhiêu sự kiện thì sẽ có bấy nhiêu cách thiết kế một quy trình nhóm hay nói cách khác thiết kế tiến trình nhóm là cả một nghệ thuật! Thiết kế tiến trình nhóm là một chủ đề rất lớn đòi hỏi người điều phối chuyên nghiệp phải không ngừng học hỏi thông qua kinh nghiệm và đào tạo.
Sau đây là một vài trường hợp và nguyên tắc cơ bản. Bạn có thể xem thêm trên trang 15phut.vn hoặc có thể tham khảo thêm sách báo để vượt qua các thách thức khi tổ chức sự kiện.
• Bạn muốn một cuộc thảo luận mở hay một quy trình định sẵn?
Thảo luận mở nếu được điều phối tốt có thể sẽ là lựa chọn đơn giản nhất để thiết kế quy trình nhóm. Nhưng hãy tự hỏi xem bạn có thể khuấy động mọi người tham gia và quản lý thảo luận thật tốt với mô hình này không? Bạn có đủ số chủ đề cần thảo luận không? Bạn có tạo ra nhiều ý tưởng và giải pháp không? Mọi người có hào hứng tham gia không?
• Bạn nên chọn quy trình cấu trúc nào?
Nếu bạn phải quản lý một nhóm lớn, hãy chia nhóm ra thành nhiều nhóm nhỏ hơn. Bạn không biết mọi người có hào hứng tham gia không? Vậy hãy đưa trước chương trình cho mọi người và yêu cầu được góp ý. Nếu bạn muốn tạo ra dòng chảy ý tưởng, bạn có thể thử tổ chức một cuộc họp “động não” xem sao.
• Các yếu tố khác:
Trong quá trình điều phối có một số hạn chế không thể thay đổi được nhưng cũng có vài điều có thể thay đổi để tối ưu hóa quy trình và chương trình nghị sự. Hãy xem xét các nhân tố sau:
• Số người tham gia.
• Bản chất của các chủ đề được thảo luận.
• Cách thức tham gia của mỗi người
• Nền tảng và vị trí của người tham gia.
• Độ hiểu biết về vấn đề và hiểu biết lẫn nhau
• Thời gian
Hãy nhớ dù có định nghĩa quy trình nhóm như thế nào, câu hỏi quan trọng nhất bạn cần trả lời đó là kết quả. Do đó hãy tìm cách tốt nhất để đạt được mục tiêu của sự kiện.
Các kỹ thuật liên quan
Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật tại 15phut.vn giúp bạn tổ chức một cuộc họp, sự kiện:
• Phiên phá băng – Khuyến khích sự đóng góp của nhóm
• Kỹ thuật nhóm danh nghĩa – Ưu tiên vấn đề để đạt được đồng thuận.
• Đa lựa chọn – Chọn lựa công bằng với nhiều lựa chọn.
• Động não – Tạo ra nhiều ý tưởng cấp tiến.
• Quy trình của Charette – Tạo ra nhiều ý tưởng
• Kỹ thuật Delphi – Đạt được đồng thuận giữa các chuyên gia.
• Hiểu được ý tưởng – Tạo ra hiểu biết chung về vấn đề.
• Đóng vai – Chuẩn bị cho tình huống khó khăn.
• Tránh Tư duy tập thể – Tránh những sai sót chết người trong quyết định nhóm
Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm các công cụ và kỹ thuật hữu ích sau:
• Công cụ chiến thuật – Trình bày những công cụ và kỹ thuật giúp bạn hiểu rõ môi trường xung quanh và nghĩ ra cách tốt nhất để tiến lên.
• Các công cụ sáng tạo – Trình bày những công cụ giúp bạn phát triển các giải pháp sáng tạo.
• Các công cụ giải quyết vấn đề – Giúp bạn hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Kỹ thuật ra quyết định– Đưa ra những công cụ hữu ich để ra quyết định.
Thiết kế một chương trình thực tế
Thiết kế chương trình gắn liền với việc thiết kế tiến trình nhóm. Ngay khi bắt tay thiết kế tiến trình và thiết kế chương trình nghị sự thì cũng là lúc sự kiện bắt đầu hình thành. Trong đó bạn cần xem xét các yếu tố sau:
• Chủ đề nên được trình bày theo thứ tự như thế nào?
• Làm thế để mọi người hiểu nhau?
• Làm thế để mọi người thống nhất mục tiêu chung?
• Nếu phải chia nhỏ sự kiện thành các phiên riêng biệt thì nên dành bao nhiêu thời gian cho từng phiên?
• Mọi người đều phải tham dự các phiên nhỏ không?
• Hay mọi người nên tham gia vào các nhóm nhỏ hơn?
• Làm thế nào và khi nào thì nhóm nhỏ sẽ phản hồi lại cho nhóm rộng hơn?
• Khi nào nên tóm tắt lại sự kiện?
• Làm thế nào để tận dụng kết quả của phiên họp này cho phiên họp tiếp theo?
• Làm thế nào để kết thúc sự kiện suôn sẻ?
Như vậy vào cuối giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch, bạn đã có một chương trình nghị sự cơ bản, có cấu trúc rõ ràng và hoàn toàn tập trung vào kết quả rồi.
Cân nhắc thêm các cách thiết kế khác
Ngoài ra khi thiết kế chương trình nghị sự, bạn cũng nên xem xét những điều sau đây:
• Thông tin và tài liệu – Điều gì người tham gia cần phải biết trước hoặc trong sự kiện? Làm sao và khi nào nên cung cấp?
• Sắp xếp phòng ốc – Nên sắp xếp phòng ốc như thế nào để khuyến khích mọi người tham gia? Có nên chuẩn bị phòng riêng cho từng nhóm nhỏ không?
• Thiết bị – Bạn cần vật tư và vật dụng gì? Ngoài bút, biểu đồ lật, ghi chú…, bạn cần chuẩn bị những thứ cần thiết khác phục vụ cho chương trình. Nhớ chuẩn bị thêm máy chiếu đề phòng trường hợp xấu xảy ra.
Hướng dẫn và kiểm soát sự kiện
Sau khi đã soạn xong chương trình nghị sự và tiến trình nhóm, bạn nên suy nghĩ cách hướng dẫn và kiểm soát quy trình đó. Bạn nên nhớ là có hẳn 1 ngành kinh doanh chuyên hướng dẫn và kiểm soát các sự kiện đấy nhé!
Giai đoạn chuẩn bị cuối cùng là suy nghĩ cách hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp trong đó chuẩn bị sẵn các quy tắc cho sự kiện, mài dũa kỹ năng điều phối và xem xét một số kịch bản “nếu-thì”: Nếu có bất đồng lớn xảy ra? Nếu không tìm ra giải pháp? và vv.
Với vai trò là người điều phối cuộc họp, bạn phải thiết lập hoàn cảnh và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về kết quả mong muốn, chương trình nghị sự, quy định cơ bản và kỳ vọng của sự kiện. Bằng cách này, bạn sẽ giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ chính. Trước và trong cuộc họp, vai trò của bạn là đảm bảo cuộc họp hướng tới một kết quả thành công.
Để hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp, bạn cần phải:
• Thiết lập các nguyên tắc cơ bản – Người tham gia phải tuân thủ quy tắc nào trong cuộc họp? Mọi người sẽ tương tác ra sao? Làm thế nào để đảm bảo mọi người tôn trọng ý tưởng của người khác? Câu hỏi sẽ được xử lý ra sao? Bạn nên chuẩn bị trước một số nguyên tắc cơ bản và đề xuất, tìm kiếm thỏa thuận ngay từ lúc mới bắt đầu sự kiện
• Thiết lập quang cảnh – Tại đây, bạn thông qua mục tiêu và chương trình nghị sự và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò của họ cũng như mục tiêu tìm kiếm của nhóm.
• Điều phối mọi việc – Bạn phải điều phối để mọi người đều có cơ hội giới thiệu về bản thân hoặc sử dụng phương pháp phá băng thích hợp để khởi đầu cuộc họp.
• Điều phối động lực và năng lượng – Bạn nên can thiệp vào quy trình và định mức năng lực của cuộc họp để mọi người luôn tập trung và quan tâm vào chủ đề. (Nếu mức năng lượng đang bắt đầu tụt giảm, có lẽ đó bạn nên cho mọi người nghỉ ngơi chăng?)
• Lắng nghe, tham gia và nhập vai- Mặc dù đang là điều phối viên và đang đứng ở vị thế trung lập, bạn cũng cần cảnh giác, lắng nghe tích cực và chủ động tham gia thảo luận. Đó chính là ví dụ để khuyến khích mọi người tham gia cũng như thể hiện độ sẵn sàng can thiệp vào dòng chảy thảo luận. Có phải tất cả mọi người đều tham gia? Nếu không, làm thế nào để khuyến khích họ chủ động hơn? Làm thế nào để mọi người tham gia tốt hơn?
• Kiểm soát các điểm chính và tóm tắt – Hãy kiểm soát chương trình nghị sự, tóm tắt những gì đã đạt được và nêu lên mục tiêu tiếp theo. Nhớ phải tóm tắt thường xuyên nhé.
• Can thiệp khi cần thiết.
Gợi ý: Can thiệp
Có nhiều tình huống yêu cầu phải có sự can thiệp của điều phối viên. Bạn nên luyện tập trước về thời gian và cách thức can thiệp để mọi người đều cảm thấy thoải mái. Lưu ý sự cần thiết phải duy trì mục tiêu, tập trung vào kết quả mong muốn và duy trì dòng thảo luận tích cực.
Lĩnh vực can thiệp khó nhất là những vấn đề liên quan đến xung đột, giận dữ và bất đồng. Hãy nhớ vai trò quan trọng của bạn là giúp mọi người tập trung vào nhu cầu của nhóm đồng thời xem xét cảm giác và vị trí của cả hai bên liên quan đến bất đồng.
Để giữ cho sự kiện suôn sẻ và tích cực:
• Theo dõi và kết thúc các cuộc hội thoại bên lề khiến mọi người mất tập trung và trao đổi lan man.
• Luôn chú ý tới thời gian. Hãy linh hoạt và cân bằng nhu cầu của người tham gia và giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả.
• Tìm hiểu phải làm gì khi một cuộc thảo luận không đạt được kết luận. Cần thêm thông tin? Khi nào và làm sao tiến hành thảo luận? Ghi chú các chủ đề không thể cho kết luận và thời gian giải quyết những vấn đề này.
• Tìm hiểu về những người không tham gia hào hứng. Họ thấy khó chịu? Vì sao họ khó chịu? Bạn có thể làm gì để khuyến khích họ tham gia trò chuyện?
• Chú ý đến hành vi của nhóm, cả lời nói và cả ngôn ngữ cử chỉ. Đặc biệt chú ý tới hành vi im lặng để phát hiện ra và ngăn chặn hiệu quả.
• Can thiệp và hòa giải ngay lập tức nếu một cá nhân nào đó bị tấn công. Điều phối viên giỏi phải biết can thiệp khi xâm nhập mới manh nha và nhắc nhở mọi người về các quy định cơ bản của cuộc họp. Dù vấn đề là gì, bạn cũng không thể cho phép hành vi xấu tiếp diễn và nên thực hiện các bước cần thiết để ngăn chặn cuộc tấn công.
Ghi lại và hành động
Nhiệm vụ cuối cùng không kém phần quan trọng của người điều phối là ghi chép kết quả đầu ra, gắn kết chúng, chia sẻ cho mọi người và đảm bảo kết quả đó được thực hiện.
Để dễ dàng ghi lại kết quả đầu ra, bạn phải hiểu rõ những gì sẽ được ghi lại, như thế nào và bởi ai. Hãy đảm bảo rằng ai cũng hiểu 100% trách nhiệm của mình cho dù người thực hiện là bạn hoặc một người nào khác.
Gợi ý:
Khi nghĩ về điều phối viên, người ta thường nghĩ đó là người ghi chép trong cuộc họp. Chúng ta thường thấy một người đứng trước một giá vẽ bằng giấy, với bút cầm trong tay, và sẵn sàng để ghi lại mọi ý tưởng.
Cho dù ghi chép cũng là một nhiệm vụ quan trọng nhưng vai trò quan trọng nhất của điều phối viên là phải lên kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát dòng chảy ý tưởng. Bạn có thể thu thập tất cả giấy tờ trên thế giới vào một cuộc họp. Nhưng nếu không được lên kế hoạch, hướng dẫn, và kiểm soát, bạn có thể phải đối mặt với một mảnh giấy trống ở cuối của sự kiện.
Khi bạn đang ghi chú và hành động, bạn nên nhớ:
• Đảm bảo người tham gia nghe, xem và hiểu được thông tin. Phải lưu lại một bản ghi chính xác về những gì đang xảy ra. Nếu vẫn còn nghi ngờ, ghi lại ngay bây giờ và tóm tắt sau đó.
• Cố gắng sử dụng từ nào mà nhóm đã chọn, nếu không rõ thì yêu cầu họ nói lại đúng từ để ghi.
• Đảm bảo đã ghi lại tất cả các quyết định và hành động. Bạn có thể nhờ người khác làm điều này để tập trung vào nhóm và quy trình.
• Khi bạn ghi lại các quyết định và hành động, hãy kiểm tra với nhóm xem thông tin đó có chính xác là những gì đang được thảo luận hay không.
• Nhắc nhở nhóm về những gì đã được thảo luận, giữ cho nhóm luôn tập trung và tiến lên.
• Nếu còn phân vân thì yêu cầu làm rõ trước khi chuyển qua chủ đề khác.
• Phải ghi chép hết trách nhiệm và cam kết có liên quan tới hành động.
• Sau sự kiện, hãy theo dõi để đảm bảo mọi người đang triển khai hành động và vấn đề đang tiến triển tốt.
Điểm cốt lõi:
Để trở thành một người điều phối hiệu quả, bạn phải biết khi nào lãnh nhiệm vai trò lãnh đạo, khi nào nên trung lập và khi nào nên lui lại phía sau. Rất khó để duy trì sự cân bằng như thế này phải không! Chìa khóa nằm ở chỗ bạn phải lập kế hoạch và hướng dẫn quy trình một cách hiệu quả, tập trung vào tiến trình nhóm và kết quả hơn là nội dung và ý kiến đóng góp.
Điều phối là một hoạt động thú vị, bổ ích và quan trọng. Khi điều phối, phải có thời gian để suy nghĩ về diễn biến, chương trình nghị sự và tìm hiểu các kỹ năng cần thiết để đưa sự kiện đi tới thành công. Hãy tự hào về vai trò của một người điều phối và tận hưởng khoảnh khắc ý tưởng và giải pháp được hình thành!
15 phút sưu tầm và biên tập.