Home » Kỹ năng giao tiếp » Kỹ năng viết

Kỹ năng viết

Truyền đạt thông tin rõ ràng bằng văn viết

Đồng nghiệp vừa gửi cho bạn một bức thư liên quan đến cuộc họp trong một giờ nữa và bạn phải trình bày các thông tin quan trọng trong  bức thư này.

Nhưng vấn đề là bạn không thể tìm thấy dữ liệu cần thiết vì email viết quá tệ. Có quá nhiều lỗi chính tả, câu cú chưa hoàn chỉnh, nhiều đoạn khá dài và khó hiểu khiến bạn phải mất nhiều thời gian mới kiếm được thông tin cần thiết.

Cuối cùng, buổi họp được chuẩn bị không chu đáo và kết quả không khả quan như mong muốn.

Đã bao giờ bạn phải đối mặt với tình huống như vậy chưa? Trong thời buổi thông tin quá tải như ngày nay,việc giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả là vô cùng thiết yếu vì mọi người không có nhiều thời gian để đọc và cũng không đủ kiên nhẫn để tìm ra ý tưởng ấn giấu trong các cấu trúc câu lủng củng.

Viết càng tốt thì khả năng tạo ấn tượng với sếp, đồng nghiệp và khách hàng sẽ càng cao, từ đó mang lại cho bạn những lợi ích không ngờ tới!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm sao để cải thiện kỹ năng viết và tránh các lỗi thường gặp.

Đối tượng và định dạng

Lựa chọn định dạng phù hợp là bước đầu tiên để viết một bức thư rõ ràng. Bạn cần gửi một email thân mật? Viết báo cáo chi tiết? Viết lời quảng cáo? Hay viết một lá thư lịch sự?

Chính đối tượng người đọc và định dạng bức thư sẽ xác định “giọng văn” của bạn – rằng bạn nên sử dụng cách nói trang trọng hay thoải mái, thân thiện. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một khách hàng tiềm năng, liệu có thể sử dụng cách nói thân thiện như với bạn bè không?

Câu trả lời chắc chắn là không.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định ai sẽ là người đọc thông điệp của bạn? Là một nhà quản lý cấp cao hay toàn bộ nhóm nhân sự, hoặc một nhóm nhỏ các kỹ sư? Chắc chắn độc giả chắc chắn sẽ nhận ra giọng điệu cũng như nội dung thông qua những gì bạn viết.

Cấu thành và phong cách

Khi biết được mình đang viết gì và viết cho ai, bạn có thể bắt đầu viết được rồi đấy.

Thông thường, một màn hình trống không sẽ khiến bạn cảm thấy khó viết vì không biết phải bắt đầu như thế nào. Hãy thử một vài gợi ý dưới đây khi soạn thảo và định hình phong cách viết thư

  • Bắt đầu bằng người đọc: hãy nhớ rằng đọc giả sẽ không biết bạn sẽ viết gì cho họ. Vậy, trước nhất, họ cần biết gì trước?
  • Phác thảo trước – Phác thảo đặc biệt hữu ích nếu bạn phải soạn thảo một tài liệu dài ví dụ như bài thuyết trình, báo cáo hoặc bài phát biểu. Phác thảo giúp bạn xác định những bước cần thực hiện và chia nhỏ từng phần để quản lý thông tin dễ dàng hơn
  • Sử dụng AIDA– nếu bạn đang viết một bức thư có mục đích khuyến khích độc giả  hành động, hãy làm theo công thức AIDA gồm Chú ý – Hứng khởi – Khao khát và Hành động. Lần lượt thực hiện các bước này, bạn có thể viết được một bức thư hiệu quả.
  • Hãy đồng cảm– ví dụ như khi viết thư bán hàng cho một khách hàng tiềm năng, hãy tự hỏi vì sao họ phải quan tâm đến sản phẩm của bạn? Họ nhận được những ích lợi gì? Hãy nhớ đặt quyền lợi của khách hàng lên vị trí đầu tiên nhé.
  • Sử dụng tam giác hùng biện– nếu bạn đang cố gắng thuyết phục một ai đó thì phải nêu được lý do vì sao mọi người nên lắng nghe bạn. Thông điệp mà bạn muốn truyền tải cần phải rõ ràng, hợp lý và mạch lạc. Bài viết về tam giác hùng biện có thể giúp chúng ta giải quyết được tình huống này một cách hiệu quả nhất.
  • Xác định chủ đề chính của bạn– nếu bạn không biết xác định tiêu đề chính cho thông điệp của mình, hãy giả vờ như mình chỉ có 15 giây để thuyết minh cho quan điểm của mình. Bạn sẽ nói những gì? Thì đó có thể là chủ đề chính đấy.
  • Hãy sử dụng từ ngữ đơn giản– trừ phi bạn đang viết một bài viết học thuật, nếu không, tốt nhất bạn nên sử dụng những từ ngữ đơn giản. Đừng dùng quá nhiều từ khó chỉ để gây ấn tượng với mọi người.

Cơ cấu tổ chức

Bài viết càng thân thiện bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Sử dụng các tiêu đề, phân nhóm, điểm nhấn và đánh số thứ tự bất cứ khi nào có thể để chia nhỏ văn bản vì một bài viết chi chít chữ chắc chắn sẽ khó đọc hơn một bài viết đã được chia nhỏ ra thành từng đoạn văn ngắn, cùng với tiêu đề và các điểm nhấn rõ ràng.

Tiêu đề để thu hút sự chú ý của người đọc nên sử dụng các câu hỏi, đặc biệt áp dụng khi viết quảng cáo hoặc báo cáo vì sẽ khiến đọc giả cảm thâý thích thú và tò mò.

Trong email hoặc đề xuất nên sử dụng tiêu đề ngắn và rõ ràng ví dụ như bài viết này.

Bạn cũng nên sử dụng thêm đồ thị và biểu đồ để chia nhỏ văn bản vì hình ảnh minh họa không chỉ thu hút sự chú ý của đọc giả mà còn giúp họ tiếp nhận thông tin nhanh hơn so với việc chỉ xem một văn bản chằng chịt là chữ.

Lỗi ngữ pháp

Có lẽ ai cũng biết lỗi ngữ pháp là nguyên nhân khiến văn bản của bạn mất đi tính chuyên nghiệp. Vì thế việc nắm chắc ngữ pháp và tránh các lỗi sai thông thường mà công cụ kiểm tra lỗi không tìm thấy là điều vô cùng thiết yếu.

Sau đây là vài ví dụ về từ ngữ thường mắc lỗi sai.

-          Ảnh hưởng/ hiệu quả

·         “Ảnh hưởng” là động từ mang ý nghĩa chi phối, gây tác dụng. (ví dụ: các dự báo kinh tế sẽ ảnh hưởng đến dự kiến thu nhập của chúng tôi)

·         “Hiệu quả” là một danh từ chỉ kết quả. (Ví dụ: hiệu quả của đề xuất này là gì?)

-          Sau đó/ hơn

·         “Sau đó” là một trạng từ dùng để chỉ trình tự thời gian (ví dụ: chúng tôi đã đi ăn tối và sau đó là xem phim)

·         “Hơn” là một liên từ dùng để chỉ sự so sánh (ví dụ: buổi ăn tối đắt hơn so với xem phim)

-          Your/ you’re

·         Của bạn là từ chỉ sự sở hữu (ví dụ: đó có phải tài liệu của bạn không?)

·         “you’re” là cách viết rút gọn của “you are” (ví dụ: bạn là người quản lý mới)

·         Ghi chú: ngoài ra hãy cẩn thận với những đồng âm khác (những từ phát âm giống nhau nhưng khác xa về mặt ngữ nghĩa) như là: their/they’re/there, to/too/two, vân vân…

-          Its/ it’s

·         “Its” là từ sở hữu (ví dụ: đó có phải động cơ của nó không?)

·         “It’s” là cách viết rút gọn từ “It is” (ví dụ: nó thường nặng như thế). (vâng, đây là lối quay lại)

-          Company’s/ companies(sỡ hữu, số nhiều)

·         “Company’s” chỉ sự sở hữu (ví dụ: những chiếc xe tải của công ty vẫn chưa chính thức được bảo trì)

·         “Companies” là danh từ số nhiều (ví dụ: những công ty trong ngành công nghiệp này đang gặp khó khăn)

Hãy tham khảo bài viết “Bite-Sized Training” tại Written Communication để biết thêm về những từ ngữ và các hô ngữ thường bị dùng sai.

Lời Khuyên:

Một số độc giả vẫn thường mắc lỗi chính tả và ngữ pháp nên có khi họ cũng chẳng để ý đến lỗi sai của bạn. Nhưng đừng lấy lý do này để biện minh cho sai sót của mình vì cũng sẽ có nhiều người, cụ thể là các nhà quản lý cấp cao sẽ chú ý đến những lỗi sai ấy đấy!

Vì thế, mọi thứ bạn viết cần phải chính xác để mọi đọc giả đều có thể chấp nhận chúng.

Đọc và sửa

Tốc độ là kẻ thù của việc đọc và chỉnh sửa. Nhiều người chỉ đọc lướt qua văn bản nên không tìm ra sai sót trong đó. Hãy theo những hướng dẫn sau để kiểm tra những gì bạn đã viết nhé:

  • Kiểm tra lại các tiêu đề và tiểu đề- nhiều nguời thường chỉ tập trung vào nội dung văn bản mà bỏ qua những phần này. Tiêu đề tuy lớn và rõ nhưng không có nghĩa là không có lỗi.
  • Hãy đọc lớn tài liệu của bạn– điều này giúp bạn không lướt quá nhanh và có thể tìm thấy lỗi sai.
  • Hãy dùng tay để dò theo những gì bạn đọc– đây cũng được xem là một cách hay để giúp bạn kiểm tra bài viết của mình
  • Hãy bắt từ từ phần cuối tài liệu– đọc và sửa từng câu từ phần cuối cùng cho đến phần mở đầu. Điều này giúp bạn tập trung vào những lỗi sai nhiều hơn là vào nội dung của văn bản.

Điểm cốt lõi:

Điều quan trọng là làm thế nào để truyền tải thông điệp một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp vì rất nhiều người bỏ thời gian để viết và đọc nên nếu bạn làm tốt phần viết, bạn sẽ dễ thành công hơn.

Hãy xác định đối tượng trước khi bắt tay viết tài liệu. Nếu thấy có quá nhiều thông tin thì hãy phác thảo trước để sắp xếp suy nghĩ của bạn. Học kỹ thuật ngữ pháp và phong cách cũng sẽ giúp bạn viết rõ ràng và chính xác hơn. Và  bí quyết quan trọng nhất là càng viết nhiều, bạn sẽ viết càng giỏi.

Bài kế tiếp trong phần này là Lắng nghe tích cực – một kỹ thuật để hiểu những gì người khác nói. Nhấp vào “bài kế tiếp” bên dưới để đọc. Xem những nội dung liên quan “từ đây chúng ta sẽ đi đâu” ở danh sách bên dưới.

15 phút sưu tầm và biên tập

2 Comments

  1. [...] PTTH như hiện tại thì học sinh chỉ được học một kỹ năng duy nhất đó là kỹ năng viết. Điều này xảy ra trường hợp có những em điểm viết cao nhưng khi gặp người [...]

  2. I am really thankful to the owner of this web site who has shared this impressive article at here.

Leave a Reply


Copyright © 2011 - 2013 · 15 phút một ngày… · All Rights Reserved · Posts · Comments