Home » Kỹ năng giao tiếp » Biểu đồ và đồ thị

Biểu đồ và đồ thị

Chọn đúng định dạng

“Một bức tranh có giá trị hơn cả ngàn chữ”. Điều này hoàn toàn đúng khi bạn đang trình bày và giải thích dữ liệu. Từ một bảng biểu, bạn cũng có thể thuyết trình cả ngày về các con số, tỷ lệ phần trăm và các mối quan hệ của chúng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng những số liệu thế này thì nguy cơ bạn bị mất điểm sẽ rất cao. Vì thế, hãy đưa ra một đồ thị hoặc biểu đồ, chúng sẽ giúp những gì bạn nói trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Biểu đồ và đồ thị giúp mọi người đọc hiểu dữ liệu nhanh chóng dù đó là một bảng so sánh cho thấy mối quan hệ hoặc làm nổi bật xu hướng.

Vấn đề là phải chọn dạng biểu đồ và đồ thị nào cho thích hợp đây? Khi nhấp vào tùy chọn biểu đồ trong chương trình máy tính, bạn sẽ thấy có khá nhiều dạng biểu đồ bắt mắt, nhưng cái nào mới thật sự thích hợp cho dữ liệu của bạn?

Bạn có thể sử dụng biểu đồ thanh để trình bày một xu hướng không? Đường đồ thị có thích hợp cho dữ liệu bán hàng không? Khi nào sử dụng biểu đồ tròn? Bảng tính sẽ lập biểu đồ theo bất cứ những gì bạn yêu cầu, liệu kết quả cuối cùng có chính xác không. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn và thực hiện chúng!

Để chọn lựa, bạn cần phải hiểu rõ về cơ chế của các bản đồ, biểu đồ cũng như đồ thị. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy bốn dạng biểu đồ thông dụng nhất:

  • Đường đồ thị
  • Biểu đồ thanh
  • Biểu đồ tròn
  • Biểu đồ Venn

Trước tiên hãy bắt đầu với một vài dạng cơ bản nhé

Trục X và Y – Phân biệt ra sao?

Để lập biểu đồ và đồ thị, trừ các biểu đồ tròn, bạn thường phải sử dụng dữ liệu vẽ theo hai chiều, như được trình bày ở hình 1

  • Chiều ngang là trục X
  • Chiều thẳng đứng là trục Y

1 Biểu đồ và đồ thị

Lời Khuyên:

Để nhớ được đâu là trục x và đâu là trục y, bạn hãy liên tưởng trục X đi ngang theo hành lang, con trục Y là đi lên trên cầu thang. Trong bảng chữ cái, ký tự “n” đứng trước ký tự “t”, cũng giống như “x” đi trước “y”

Khi bạn dựng một biểu đồ dữ liệu, giá trị thực nằm trên trục X và giá trị tương ứng ( hoặc chưa rõ) nằm trên trục Y. Ví dụ: nếu bạn vẽ biểu đồ đo nhiệt độ trung bình cho một số tháng, bạn sẽ thiết lập các trục như trong hinh 2

2 Biểu đồ và đồ thị

Vấn đề tiếp theo bạn cần phải giải quyết là nên sử dụng loại biều đồ nào.

Đồ thị đường

Một trong những đồ thị thông dụng nhất là đồ thị đường trong đó chỉ sử dụng một đường thẳng đề nối các dữ liệu với nhau. Đồ thị đường rất hữu ích để hiển thị xu hướng và xác định xem hai biến có tương quan với nhau không.

Xu hướng dữ liệu:

  • Doanh số bán hàng thay đổi từ tháng này sang tháng khác như thế nào?
  • Làm thế nào để thay đổi hiệu suất động cơ khi tăng nhiệt độ?

Sự tương quan:

  • Trung bình một người ngủ bao nhiêu tiếng?
  • Việc trẻ ở xa trường có ảnh hưởng đến việc thường xuyên đi học trễ không?

Bạn chỉ có thể sử dụng đồ thị đường khi

biến vẽ trên trục X là biến liên tục – ví dụ như thời gian, nhiệt độ hoặc khoảng cách.

Chú ý:

Khi trục Y chỉ số lượng hoặc phần trăm và trục X chỉ đơn vị thời gian. Đồ thị đường sẽ được xem là đồ thị chuỗi thời gian

Ví dụ:

Doanh số bán hàng một năm của doanh nghiệp ABC biến thiên liên tục. Dùng đồ thị đường để diễn tả doanh số bán hàng như trong hình 3. Dễ dàng để nhận thấy những thay đổi chính trong quá trình một năm. Ở đây, doanh số bán hàng giảm đi trong những tháng hè và gần Tết.

3 Biểu đồ và đồ thị

Thay đổi doanh số theo thời vụ là một yếu tốt không tránh được trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ABC  nhưng doanh nghiệp vẫn có thể tăng doanh thu trong mùa yếu điểm bằng các hoạt động tiếp thị và khuyến mãi đặc biệt.

Trong cùng một biểu đồ đường cũng có thế biểu thị nhiều thông số khác nhau như các loại sản phẩm khác nhau hoặc cửa hàng khác nhau như hình 4 bên dưới. Đặc điểm này chúng ta dễ dàng so sánh khi tất cả dữ liệu đều được nằm trên cùng một đồ thị.

4 Biểu đồ và đồ thị

Biểu đồ dạng thanh

Một dạng biểu đồ khác thể hiện các mối quan hệ giữa các dữ liệu khác nhau là biểu đồ dạng thanh. Chiều cao của thanh biểu đồ đại diện cho giá trị đo lường hoặc tần suất. Thanh càng cao và càng dài, giá trị càng lớn.

Ví dụ:

Công ty ABC đưa ra 3 mô hình khác nhau của sản phẩm chính: Alpha, Platinum và Deluxe. Sau khi vẽ biểu đồ cho mỗi mô hình trong vòng 3 năm, chúng ta dễ dàng thấy được chiều hướng phát triển của từng mô hình một đề tiến hành phân tích. Trong hình 5, mặc dù Deluxe có doanh số cao nhất trong 3 mô hình, nhưng thật ra trong khoảng thời gian 3 năm, doanh số của nó đã giảm sút, trong khi doanh số của 2 mô hình còn lại vẫn phát triển. Có lẽ Deluxe đã trở nên lỗi thời và cần phải được thay bằng một mô hình mới. Hoặc có lẽ nó đang chịu sự cạnh trong khốc liệt hơn so với 2 mô hình còn lại?

5 Biểu đồ và đồ thị

Bạn cũng có thể trình bày dữ liệu này bằng đồ thị đường như hình 6

6 Biểu đồ và đồ thị

Trong ví dụ trên, lựa chọn đồ thị đường sẽ tốt hơn so với biểu đồ thanh, nhưng nếu có hơn 20 đơn vị dữ liệu thì biểu đồ thanh lại là lựa chọn tối ưu. Chú ý là nếu bạn có thê trình bày dữ liệu dưới dạng đường đồ thị thì thông thường cũng có thể trình bày bằng biểu đồ thanh.

Nhưng ngược lại thì không hẳn đúng vì khi các biến của trục X đại diện cho những số liệu không liên tục (như là những sản phẩm khác nhau hoặc các khu bán hàng), bạn chỉ có thể sử dụng biểu đồ dạng thanh.

Nói chung, đồ thị đường được dùng để biểu thị cho số liệu thống kê liên tục còn biểu đồ dạng thanh biểu thị các dữ liệu gián đoạn.

Bạn cũng có thể biểu diễn dữ liệu trên biểu đồ thanh ngang như trong hình 7. Biểu đồ thanh ngang đặc biệt có ích khi bạn cần nhiều không gian để trình bày các biến đo theo chiều ngang thay vì nằm ép theo trục X.

7 Biểu đồ và đồ thị

Chú ý:

Đồ thị dạng thanh không giống với biểu đồ vì trên biểu đồ, chiều rộng của thanh thay đổi tùy theo phạm vi của biến của trục X (ví dụ: 0-2, 3-10, 11-20, 20-40 vân vân…) còn diện tích của cột chỉ tần số của dữ liệu. Với dạng đồ thị thanh, vấn đề chỉ là độ cao của thanh.

Biểu đồ tròn

Biểu đồ tròn dùng để so sánh một dữ liệu so với toàn thể, trong đó chỉ ra tỉ lệ phần trăm của một dữ liệu nào đó. Toàn bộ biểu đồ tròn đại diện cho tổng số liệu và mỗi phần nhỏ của biểu đồ là một phần cụ thể trong biểu đồ.

Vì thế để dùng biểu đồ tròn, các số liệu bạn phải quy về tỉ lệ hoặc tỉ lệ phần trăm và cần nhớ chỉ sử dụng cùng một đơn vị trong biểu đồ tròn, nếu không, các số liệu của bạn sẽ vô nghĩa.

Biểu đồ tròn trong hình 8 biểu thị doanh số bán hàng của công ty ABC.

8 Biểu đồ và đồ thị

Lời khuyên 1:

Chú ý không nên sử dụng quá nhiều phân mảnh trong một biểu đồ tròn. Nếu có hơn sáu phần trong biểu đồ tròn thì nên thay thế bằng biểu đồ dạng thanh.

Lời khuyên 2:

Nếu bạn muốn nhấn mạnh phần nào trên biểu đồ tròn thì nên dời phần đó ra khỏi biểu đồ chính một chút.

Lời khuyên 3:

Ngoài các điểm mạnh đó, biểu đồ tròn cũng có giới hạn và có thể gây hiểu nhầm. Nhấp vào phần sau đây để tranh luận và phản bác lại việc sử dụng biểu đồ.

Sơ đồ Venn

Biểu đồ cuối cùng mà chúng tôi muốn đề cập đến là biểu đồ Venn do nhà toán học John Venn phát minh vào năm 1881. Đây là một sơ đồ dùng để biểu thị sự trùng lặp giữa các tập hợp dữ liệu.

Mỗi phần được biểu thị bằng một vòng tròn. Mức độ chồng chéo giữa các phần được mô tả bằng mức độ chồng chéo của các vòng.

Hình 9 biểu thị doanh số bán hàng tại Perfect Printing. Tại đây có 3 dòng sản phẩm chính: in ấn văn phòng phẩm, in ấn bản tin và các chiến dịch khuyến mãi sản phẩm nước giải khát.

9 Biểu đồ và đồ thị

Bằng cách tách riêng tỷ lệ khách hàng mua từng loại sản phẩm ra, biểu đồ này cho thấy đối tượng khách hàng in văn phòng phẩm – là nhóm chiếm đa số trong các nhóm khách hàng (55% trên tổng thể) –chỉ sử dụng dụng cụ văn phòng phẩm tại công ty Perfect Printing. Có thể họ không biết công ty Perfect Printing cũng có thể in bản tin công ty và các mặt hàng khuyến mãi. Do đó, Perfect Printing nên xem xét thiết kế một số hoạt động tiếp thị để thúc đẩy các dòng sản phẩm này đến khách hàng của mình.

Những khách hàng sử dụng các bản in báo của Perfect Printingn lại biết rằng công ty cũng cung cấp các mặt hàng in ấn văn phòng và các sản phẩm khuyến mãi.

Biểu đồ Venn là lựa chọn tối ưu khi bạn đang cố gắng trình bày số liệu tương đồng hoặc bất tương đồng giữa các nhóm khác nhau.

Điểm cốt lõi:

Bạn có thể chọn rất nhiều biểu đồ và các định dạng biểu đồ khác nhau để trình bày các thông tin đồ họa. Hãy hiểu cặn kẽ từng dạng biểu đồ để có những lựa chọn đúng đắn, phù hợp cho dữ liệu của mình.

Một khi bạn đã am hiểu về dữ liệu, bạn có thể chọn được đồ thị phù hợp và thấy thoải mái hơn khi sử dụng nhiều loại biểu đồ trong bài phân tích của mình. Điều này làm tăng giá trị, hiệu quả và cải thiện đáng kể khả năng giao tiếp của bạn.

Áp dụng thực tế:

  • Lần sau nếu gặp rắc rối với các số liệu hoặc mối quan hệ giữa các biến, hãy thử xem xét: làm thế nào để tóm tắt các thông tin mà bạn thu thập được. Làm thế nào bạn có thể tổng hợp các thông tin này để phần kết luận, kiến nghị hoặc giả định trở nên rõ ràng và dễ hiểu?
  • Hãy sử dụng Excel hoặc phần mềm đồ định để tạo vài biểu đồ ví dụ. Hãy thực hành thoải mái cho đến khi nào bạn cảm thấy tự tin khi tạo một biểu đồ thực sự.

Khi đọc tài liệu nên chú ý tới cách tác giả dùng bảng xếp hạng và biểu đồ khi trình bày. Hãy tự hỏi liệu các tác giả hoặc người trình bày có sử dụng biểu đồ phù hợp không? Những loại biểu đồ nào đã được sử dụng? Tại sao anh ấy/ cô ấy sử dụng loại biểu đồ đó? Hãy đưa ra nhận xét về các biểu đồ đó từ đó rút kinh nghiệm cho bản thân, cải thiện khả năng tạo biểu đồ của mình.

15 phút sưu tầm và biên tập

Leave a Reply


Copyright © 2011 - 2013 · 15 phút một ngày… · All Rights Reserved · Posts · Comments