Home » Giải quyết vấn đề » Lưu đồ (flow charts)

Lưu đồ (flow charts)

Hiểu và mô tả quá trình xử lý một công việc.

Các từ khóa liên quan: Bản đồ tiến trình và lưu đồ

Các lưu đồ (flow charts) rất dễ hiểu bởi vì nó chỉ ra từng bước trong quy trình ăn khớp với nhau như thế nào. Nó cho biết quy trình công việc ra sao và chỉ ra rõ ràng các hành động cụ thể thể để hoàn thành công việc. Hơn thế nữa, mỗi bước hành động cụ thể trong lưu đồ sẽ giúp bạn dễ hiểu quy trình công việc và biết được các bước nào cần phải cải thiện.

Do đó, một lưu đồ có thể được sử dụng để:

·        Xác định và phân tích quy trình.

·        Xây dựng từng bước quy trình để phân tích, thảo luận, hoặc trao đổi thông tin.

·        Xác định, tiêu chuẩn hóa hoặc tìm kiếm các bước cần để cải thiện quy trình.

Ngoài ra, do cách truyền thông tin từng bước, từng khâu nên bạn có thể tập trung hơn vào các khâu mà bạn đảm nhận, và không cảm thấy rối bởi tổng thể quy trình.

Làm thế nào để sử dụng Công cụ:

Hầu hết các lưu đồ được tạo bởi ba kí hiệu chính:

·        Hình tròn dài, tượng trưng cho sự bắt đầu hay kết thúc của một quá trình;

·        Hình chữ nhật, chỉ ra từng bước công việc hoặc hướng dẫn; và

·        Kim cương, cho thấy việc phải ra các quyết định

Trong mỗi kí hiệu, hãy viết nội dung phù hợp với nó, có thể là sự bắt đầu hay kết thúc quá trình, các công việc cụ thể, hoặc việc ra quyết định.

Các kí hiệu liên kết với nhau bằng những mũi tên, cho thấy quy trình thứ tự công việc.

Lời khuyên:

Có rất nhiều ký hiệu lưu đồ khác cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chủ yếu sử dụng lưu đồ là để thông tin: Nếu bạn sử dụng các kí hiệu khó hiểu hay các kí hiệu chỉ có một số ít người hiểu, thì coi như việc thông tin của bạn đã thất bại. Tốt nhất là hãy để mọi thứ đơn giản!

Để vẽ lưu đồ, hãy hình dung các bước công việc cụ thể và liệt kê chúng theo thứ tự xảy ra. Hãy hỏi những câu hỏi như: “Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong quy trình?” và “Có cần phải ra quyết định trước khi qua bước tiếp theo không?” hoặc “Cần các yêu cầu gì trước khi chuyển sang bước tiếp theo?”

Đầu tiên hãy vẽ biểu đồ hình tròn dài, và ghi là “Bắt đầu”.

Sau đó chuyển đến các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi đầu tiên, và vẽ một hình chữ nhật hoặc kim cương sao cho phù hợp với nội dung, viết các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi vào các hình đó. Sau đó vẽ một mũi tên từ kí hiệu “Bắt đầu” sang hình này.

Cứ thế tiếp tục cho toàn bộ quy trình, sao cho các bước công việc cụ thể và các quyết định phải phù hợp và đúng với trình tự quy trình, và nối chúng với nhau bằng các mũi tên để thể hiện trình tự đó. Ở chỗ nào cần ra quyết định, từ hình kim cương bạn hãy vẽ các mũi tên ứng với mỗi kết quả sẽ xảy ra, và viết các kết quả lên mũi tên đó. Và cho đến khi kết thúc quy trình thì bạn phải vẽ 1 vòng tròn và ghi vào đó là “Kết thúc”

Cuối cùng, kiểm tra lại lưu đồ. Thử thực hiện quy trình công việc từng bước như trong lưu đồ xem thứ tự hay các bước công việc cụ thể hoặc các quyết định có đầy đủ và chính xác chưa.

Sau đó (nếu bạn muốn cải tiến quy trình) hãy xem xét từng bước cụ thể và xem công việc có bị chồng chéo hay lặp lại không; có cần thêm bước nào vào nữa không và đã giao đúng người đúng việc chưa.

Lời khuyên:

Các lưu đồ rồi sẽ trở nên phức tạp hơn và bạn không thể vẽ chúng chỉ trên 1 trang giấy được. Đến cuối trang giấy, bạn có thể sử dụng các kí hiệu liên kết (chằng hạn như một vòng tròn) để chỉ ra rằng quy trình vẫn còn và nó sẽ được tiếp tục ở trang sau. Ở trang sau bạn cũng phải sử dụng cùng 1 kí hiệu như trang trước để người đọc hiểu rằng bạn đang tiếp tục quy trình còn bỏ dở ở trang trước.

Ví dụ:

Ví dụ: dưới đây là một phần của một biểu đồ giúp lễ tân nối máy cho các cuộc gọi đến đến đúng các phòng ban trong công ty:

Flow Chart Diagram

Vẽ bằng phần mềm SmartDraw. Nhấn vào đây để tải về miễn phí.

Điểm cốt lõi:

Lưu đồ là 1 biểu đồ đơn giản phác thảo một quá trình để có thể dễ dàng được truyền đạt đến người khác.

Để vẽ một lưu đồ, hãy hình dung ra các bước công việc và các quyết định trong một quy trình, sau đó viết chúng ra theo thứ tự.

Công việc tiếp theo là phác thảo các bước công việc trên (các bước công việc cụ thể hay các quyết định) và sử dụng các kí hiệu, hình vẽ phù hợp để vẽ ra lưu đồ.

Cuối cùng, kiểm tra biểu đồ để chắc chắn rằng nó mô tả chính xác các bước của quá trình, và xem nó mô tả các bước công việc có hiệu quả nhất không.

Bài viết tiếp theo trong phần này là “Phân tích rủi ro” – một kỹ thuật hữu ích giúp bạn thấy những rủi ro sẽ phải đối mặt và có sự chuẩn bị để kiểm soát hoặc loại bỏ chúng.

15 phút sưu tầm và biên tập.

9 Comments

  1. trang says:

    nếu 2/3 công việc được thực hiện song osng cùng lúc thì mình thể hiện trong lưu đồ như thế nào?

  2. com BLACKBERRY BCP-811 exam among their credentials.
    100% Guarantee to Pass JN0-643 Exam Passcert Juniper JNCIP JN0-643
    dumps can ensure you a passing score in the test.
    Our Microsoft 70-410 exam study guide helps you overcome your Microsoft Certification 70-410 exam fear.

  3. Everybody knows which usually azure is definitely thhe symbol colored having to do with stylish
    couplped with time-honored tiffany co bracelets fine jewelry.
    You’ll find they are easy to locate aand available for
    any budget. still is among the many international most known purveyors of high-end furnishings.

    my webb blog -tiffany s charm necklace

  4. From colored diamonds the size of grapes, to blinged out tennis bracelets and gold plated watches, the
    options are never ending when price is not an issue when it comes to shopping for jewelry.
    In his possession were letters written by Clara to her family around
    the turn of the 20th century. Glass antique lamps
    can bring a real sense of style and luxury to any
    interior design.

  5. It can compliment both traditional homes and also ultra-modern spaces.
    Tiffany jewelry has been long famous for its perfect blend of world class quality and beauty to present one’s soul mates.
    In the collecting of Tiffany Glass size and color does matter.

  6. sex says:

    Hướng dẫn đăng ký W88. Sau khi vào W88 bằng 1 trong các link trên. Tại trang W88. Quý khác click vào nút “ĐĂNG KÝ” để qua bước tiếp theo. Điền thông tin trùng với thông tin trong CHỨNG MINH THƯ của mình. Lưu ý: BẠN PHẢI CHÚ Ý ĐIỀN SỐ ĐẠI LÝ ID W88 CHÍNH THỨC Ở Việt Nam luôn là: 261. Nếu không sau này sẽ khó khăn trong việc rút tiền. Quý khách điền theo bảng hướng dẫn dưới đây. Nguồn: http://www.w888.org/

  7. This really your second The best wow gold sales on Australia~ i simply find it irresistible!

  8. find this says:

    I simply want to tell you that I’m all new to blogging and truly liked this blog site. Very likely I’m planning to bookmark your website . You definitely have great stories. With thanks for revealing your blog.

  9. I simply want to mention I’m beginner to blogging and actually loved this blog. Likely I’m want to bookmark your site . You definitely come with tremendous stories. Thanks a bunch for revealing your webpage.

Leave a Reply


Copyright © 2011 - 2013 · 15 phút một ngày… · All Rights Reserved · Posts · Comments