Sắp xếp những ý tưởng vào các chủ đề chung
Có quá nhiều ý tưởng có phải là một điều tồi tệ?
Có lẽ là không, nhưng nếu bạn đã từng trải qua tình trạng quá tải thông tin, hoặc không biết phải bắt đầu tư đâu với vô vàn thông tin nhận được, bạn có thể tự hỏi rằng làm thế nào để sử dụng tất cả các ý tưởng một cách hiệu quả nhất. Khi có quá nhiều “thứ” đến với bạn, thật sự rất khó để sắp xếp chúng và tổ chức thông tin một cách hợp lý để đưa ra quyết định.
Cho dù bạn đang dùng phương pháp động não (não công) để đưa ra ý tưởng, đang cố gắng giải quyết một vấn đề hay phân tích một tình huống, thì bạn phải xử lý nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, và bạn vẫn phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để cố gắng tiếp thu và sắp xếp tất cả cácc thông tin nhỏ nhặt, rời rạc đó. Thay vào đó, bạn có thể làm cho chúng liên kết với nhau tốt hơn bằng cách sử dụng biểu đồ quan hệ để sắp xếp chúng.
Còn được gọi là phương pháp KJ, sau khi Kawakita Jiro (một nhà nhân chủng học người Nhật) phát triển nó thành một biểu đồ quan hệ nhằm tổng hợp nhiều dữ liệu bằng cách tìm các mối quan hệ giữa chúng. Những thông tin hay ý kiến có liên quan nhau sẽ được sắp xếp vào các nhóm. Từ đó có thể “thấy” rõ ràng những gì bạn có, và sau đó bắt đầu phân tích để đi đến một quyết định.
Biểu đồ quan hệ có thể được sử dụng để:
· Rút ra các chủ đề phổ biến từ một lượng lớn thông tin.
· Tìm ra các mối liên kết giữa các ý tưởng hoặc các thông tin khác nhau mà trước đó bạn không thấy được.
· Dùng phương pháp động não để tìm ra nguyên nhân gốc và giải pháp cho vấn đề.
Bởi vì việc dùng phương pháp động não để đưa ra quyết định là một trong những ứng dụng phổ biến nhất của biểu đồ quan hệ. Sau khi sử dụng phương pháp động não thì chắc chắn sẽ có rất nhiều ý tưởng. Dù thế nào đi nữa thì cũng không nên kiểm duyệt hay chỉnh sửa các ý tưởng này trong lúc tiến hành động não. Có thể có nhiều ý tưởng giống nhau hoặc liên quan đến nhau. Do đó, nhiệm vụ của biểu đồ quan hệ là nhóm các ý tưởng có liên quan nhau vào từng chủ đề.
Các ý tưởng có thể được sinh ra một cách lộn xộn, ngẫu nhiên nhưng thật sự chúng có thể được kết nối với nhau thành từng nhóm. Từ đó các giải pháp hoặc ý tưởng thường xuất hiện khá tự nhiên. Đây là lý do tại sao biểu đồ quan hệ rất hiệu quả và Hiệp hội các nhà khoa học và kỹ sư Nhật Bản xem nó là một trong “bảy công cụ quản trị”.
Tuy nhiên biểu đồ quan hệ không chỉ có duy nhất phương pháp não công- brain stroming. Và chúng ta có thể sử dụng chúng ở bất kì tình huống:
· Cần các giải pháp không rõ ràng.
· Bạn muốn có sự nhất quán để đưa ra quyết định trong vô vàn ý kiến cần phải cân nhắc, trong hàng đống thông tin từ các cuộc thảo luận, trong nhiều ý tưởng và ý kiến cần phải kết nối.
· Có rất nhiều thông tin cần được sắp xếp.
Sau đây là hướng dẫn cụ thể việc sử dụng biểu đồ quan hệ đi kèm với một ví dụ đơn giản mô tả quá trình hoạt động
Làm thế nào để sử dụng công cụ Biểu đồ quan hệ
1. Mô tả vấn đề : Dịch vụ khách hàng là thứ yếu. Xem hình bên dưới
2. Tạo ra các ý tưởng bằng cách động não. Viết mỗi ý tưởng trên mỗi mẫu giấy ghi chú và dán lên tường. Hãy nhớ rằng:
· Nhấn mạnh đến số lượng ý tưởng, càng nhiều càng tốt.
· Không đưa ra phán xét trong lúc tiến hành động não.
· Phát triển tiếp những ý tưởng khác.
Hình : Tại sao dịch vụ khách hàng lại là thứ yếu?
3. Phân loại các ý tưởng vào các chủ đề tự nhiên bằng cách hỏi:
· Những ý tưởng tương tự?
· Đây có phải là ý tưởng kết nối với các ý tưởng khác?
Nếu bạn đang làm việc theo nhóm:
· Tách thành các nhóm nhỏ hơn, mỗi nhóm có từ 3 đến 4 người.
· Phân loại các ý tưởng trong im lặng để không ai bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác.
· Sử dụng các thẻ có ghi ý tưởng và chuyền cho nhau cho đến khi đạt được sự thống nhất.
4. Tạo sự đồng thuận cho cả nhóm:
· Thảo luận về những điều được chia sẻ ở mỗi nhóm.
· Tiếp tục cho đến khi đạt được sự thống nhất.
· Nếu một số ý tưởng không phù hợp với bất kì chủ đề nào, thì hãy tách ý tưởng đó thành một ý tưởng riêng biệt.
· Nếu một số ý tưởng phù hợp với nhiều chủ đề thì hãy tạo ra bản sao của thẻ có ghi ý tưởng đó và đặt vào những nhóm chủ đề thích hợp.
· Cố gắng giới hạn tổng các chủ đề chỉ từ năm đến chín.
5. Tạo thẻ chủ đề :
· Tạo một mô tả ngắn từ 3 đến 5 từ diễn đạt sự liên quan của chủ đề.
· Nếu bạn đang làm việc trong một nhóm thì hãy làm cùng với nhau.
· Viết chủ đề này hay tiêu đề này trên thẻ trắng và ở trên cùng nhóm ý tưởng mà nó mô tả.
· Tạo một “siêu tiêu đề” khi cần thiết để nhóm các chủ đề với nhau.
· Sử dụng một thẻ “tiêu đề phụ” để dùng khi cần thiết.
6. Tiếp tục nhóm các ý tưởng thành các chủ đề hay tiêu đề cho đến khi bạn thấy nó đã quá nhiều, nhưng nó phải có ý nghĩa và được phân loại rõ ràng :
· Vẽ đường kết nối các siêu tiêu đề với các chủ đề và các tiêu đề phụ.
· Bạn sẽ có một dàn ý với các ý tưởng được phân cấp rõ ràng và có một mối liên quan với nhau.
|
Điểm cốt lõi:
15phut.vn thấy biểu đồ quan hệ là công cụ tuyệt vời để lĩnh hội một lượng lớn thông tin. Khi bạn liên kết các thông tin đó với nhau và sắp xếp thông tin thành các nhóm chủ đề thì bạn sẽ có một cái nhìn sâu sắc về vấn đề đó. Đó là điều mà bạn sẽ không thể tìm thấy ở các phương pháp khác.
Trong bài tiếp theo bạn sẽ đối mặt với một số lượng lớn thông tin hoặc ý tưởng, và chỉ cần liếc qua là bạn đã thấy choáng vàng, nhưng nếu sử dụng biểu đồ quan hệ thì bạn sẽ khám phá ra tất cả các mối liên kết tìm ẩn giữa chúng. Và khi bạn không thể nhìn thấy tổng quan khu rừng qua các cái cây, thì biểu đồ quan hệ chính là những gì bạn cần để tập trung trở lại.
15 phút sưu tầm và biên tập