Hãy kiên định nếu cần.

Bạn có cho rằng mình là một người quả quyết không? Bạn hiểu thế nào là quả quyết? Là đặt quyền lợi của người khác lên trước quyền lợi của bản thân hay ngược lại ? Một ông sếp đặt lên bàn xấp tài liệu ngay buổi chiều trước kỳ nghỉ của người nhân viên và bắt người đó phải hoàn thành, liệu ông ta có phải người quả quyết không? Hay quả quyết là từ chính xác hơn dành cho người nhân viên, khi cô ta khẳng định sẽ hoàn thành công việc ổn thỏa KHI VÀ CHỈ KHI cô ta tận hưởng xong kỳ nghỉ của mình. Để định nghĩa được “sự quả quyết” thật sự không dễ dàng bởi vì có một lằn ranh rất mơ hồ giữa quả quyết và hùng hổ. Dưới đây là vài định nghĩa để bạn tham khảo:

Sự quả quyết được dựa trên sự cân bằng: Nó đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn thẳng thắn về quyền lợi của bạn và quyền lợi của người khác. Và quả quyết là khi bạn đòi hỏi cả đôi bên cùng có lợi.

Sự hùng hổ dựa trên sự hiếu thắng: Hùng hổ là khi bạn tìm cách để đạt được điều mình muốn mà mặc kệ quyền lợi của người khác. Có khi sẽ không từ mọi hạ sách, bất chấp mọi thủ đoạn.

Nếu dựa vào hai định nghĩa trên, ta có thể thấy ông sếp đang có thái độ hùng hổ. Đúng, ông ấy muốn công việc phải được hoàn thành. Tuy nhiên, việc bắt buộc cô ấy làm việc vào thời gian bất hợp lý, ông ta đã tỏ ra chẳng hề quan tâm gì đến lợi ích và nguyện vọng của nhân viên dưới quyền.

Mặt khác, người nhân viên quả quyết với sếp rằng công việc SẼ được hoàn thành, nhưng chi sau khi cô ta trở về từ kỳ nghỉ. Cô khẳng định quyền lợi của mình trong khi vẫn tôn trọng quyền lợi của sếp.

Để quả quyết thì không phải dễ, nhưng vẫn có thể học được. Bạn hãy bắt đầu bằng việc hiểu bản thân mình và niềm tin vào những giá trị mình đem lại. Khi nắm được điều đó rồi, bạn sẽ hình thành sự tự tin vào bản thân. Sự quả quyết góp phần làm tăng thêm sự tự tin đó và sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn trong công việc, đời sống cũng như những mối quan hệ.

Những lợi ích của một người quả quyết:

-Họ biết người biết ta, dễ dàng đạt được mục đích.

-Họ xử lý tình huống tốt hơn, luôn tìm được phương án giải quyết tối ưu nhất.

-Họ ít bị căng thẳng, hiểu được sức mạnh của bản thân và không cảm thấy áp lực nếu việc xảy ra theo chiều hướng bất lợi.

-Họ tự thân vận động, hoàn thành mọi việc ổn thỏa bởi vì họ biết họ có thể.

Khi bạn hành xử quả quyết là bạn hành xử một cách thông cảm và công bằng. Sức mạnh mà bạn sử dụng không phải đến từ sự đe dọa hay ép buộc, mà đến tự sự cam đoan, chắc chắn vào bản thân. Bạn đối xử với người ta một cách ngay thẳng và tôn trọng như vậy, hãy yên tâm rằng bạn sẽ nhận lại điều tương đương. Hơn nữa, bạn sẽ trở thành một người dễ mến, người ta sẽ thích hợp tác và xem bạn như thủ lĩnh.

Xây dựng tính quả quyết:

Một vài người bẩm sinh đã có tính quả quyết hơn người khác. Nếu bạn cảm thấy mình hơi thụ động hoặc quá hùng hổ trong giao tiếp, bạn cần luyện tập một vài kỹ năng sau để trau dồi tính quả quyết cho mình.

Coi trọng bản thân và quyền lợi của bản thân !
-Hiểu được quyền lợi, tư tưởng, cảm xúc, nhu cầu và khao khát của bạn cũng quan trọng như của người khác.

-Nhưng ghi nhớ rằng những điều trên, đòi hỏi của mỗi người là bình đẳng, không ai quan trọng hơn ai.

-Ý thức được quyền lợi của bạn và hãy bảo vệ nó.

-Tin tưởng rằng bạn luôn xứng đáng được đối xử tôn trọng.

-Đừng xin lỗi quen miệng, kể cả những chuyện không đáng.

Nhận ra bạn cần gì và muốn gì, và yêu cầu chúng phải được thỏa mãn
Đừng chờ tới khi người khác nhận ra điều mà bạn cần (có thể là mãi mãi không bao giờ đấy!)

-Hiểu được điều đó để trình bày một cách ngon lành nhất, đòi hỏi của bạn phải được “duyệt”

-Tìm cách để không phải hy sinh đòi hỏi của người khác nhưng vẫn đáp ứng được đòi hỏi của bản thân.

Diễn đạt những ý nghĩ và cảm xúc tiêu cực một cách tích cực
-Bạn được quyền tỏ ra giận giữ, nhưng vẫn cư xử phải phép.

-Trình bày đúng những gì bạn nghĩ nhưng vẫn tôn trọng cảm xúc của người khác.

-Điều khiển cảm xúc của bản thân.

-Vững lòng vào bản thân và sẵn sàng đương đầu với những ai thách thức nguyện vọng chính đáng của bạn.

Tiếp thu sự chỉ trích và khen ngợi một cách tích cực
-Hòa nhã tiếp nhận lời khen ngợi.

-Ai mà chẳng đôi lần lầm lỗi, bạn cũng vậy và hãy lịch sự nhờ vả trợ giúp.

-Tiếp nhận phản hồi một cách tích cực, có thể bạn sẽ không đồng ý nhưng đừng tỏ ra bảo thủ hoặc nổi cáu.

Tập nói “Không” nếu cần. Đây là điều tối quan trọng của sự quả quyết.
-Biết đâu là giới hạn của bạn và những gì có thể lấy đi lợi thế của bạn.

-Biết được rằng mình không thể làm tất cả mọi việc cũng như không thể chiều lòng tất cả mọi người.

-Trung thành với quyền lợi của bản thân.

-Đề xuất ra một phương án thứ hai cho một tình huống đôi bên cùng có lợi.

Phương pháp quả quyết trong giao tiếp

Có nhiều cách để quả quyết trong giao tiếp. Bằng cách nắm được quả quyết là thế nào, bạn có thể nhanh chóng áp dụng những phương pháp này trong mọi tình huống.

Trình bày “Tôi”.
Sử dụng những cụm từ như “tôi muốn”, tôi cần” hay “tôi cảm thấy” để truyền đạt sự quyết đoán ban đầu.

VD: Tôi thấy cần phải có một bên thứ ba làm trung gian để giải quyết bất đồng.

Quyết đoán  nhưng vẫn thấu hiểu.
Đầu tiên bạn phải biết suy nghĩ của đối phương về vấn đề như thế nào.

VD: Tôi hiểu ông đang gặp trục trặc khi làm việc với Arlene.

Sau đó mới bày tỏ điều bạn muốn:

VD: … tuy nhiên dự án này buộc phải được hoàn thành trước thứ Sáu. Chúng ta hãy cùng ngồi xuống và suy nghĩ về giải pháp tốt nhất để thực hiện nó.

Leo thang cấp độ quả quyết.
Loại quả quyết này chỉ cần thiết khi nỗ lực ban đầu của bạn trong việc đòi hỏi quyền lợi của mình thất bại.

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải càng lúc càng đẩy mạnh mức độ kiên quyết lên. Nó có thể kết thúc ở chỗ bạn tuyên bố với đối phương điều bạn sẽ thực hiện nếu yêu cầu của bạn không được đáp ứng. Nhưng hãy nhớ rằng, cho dù bạn có đưa ra hậu quả thế nào thì cuối cùng yêu cầu của bạn có thể vẫn không được đáp ứng.

VD: John, đây là lần thứ ba tôi cảnh cáo anh về việc muộn giờ làm. Anh mà đi trễ một lần nào nữa trong tháng này thì đừng có trách tôi !

Xin thêm thời gian.
Đôi khi bạn cũng cần tạm ngưng nói. Bạn có thể rơi vào trạng thái xúc động mạnh và không nhận ra được mình muốn gì. Lúc ấy hãy tỏ ra chân thành và bảo đối phương cho bạn một ít thời gian để suy nghĩ.

VD: Dave, đòi hỏi của anh khiến tôi phải cân nhắc. Tôi sẽ trả lời anh trong nửa tiếng nữa.

Dùng động từ khác.
-Dùng “sẽ không” thay vì “không thể” (won’t/can’t)

-Dùng “muốn” thay vì “cần” (want/need)

-Dùng “chọn” thay vì “phải” (choose to/ have to)

-Dùng “có thể” thay vì “nên” (could/should)

Nhắc đi nhắc lại.
Hãy chuẩn bị trước điều bạn muốn.

VD: Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Trong lúc trò chuyện, hãy liên tục nhắc đi nhắc lại thông điệp của bạn, đừng chùn bước ngay cả khi đối phương hiểu được ý bạn muốn nói.

Tôi muốn anh làm việc cho dự án Clancy

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Tôi sẽ trả thêm tiền.

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Tôi nói nghiêm túc, sếp tôi nhấn mạnh rằng nó phải được hoàn thành.

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Anh có thể làm ơn được không?

Xin lỗi, không phải tôi không nể tình anh nhưng quả thật tôi sẽ không nhận bất kỳ một dự án nào lúc này hết.

Lời khuyên :

Cẩn thận với phương pháp này. Nó ổn nếu bạn dùng để bảo vệ bản thân tránh bị khai thác thông tin. Tuy nhiên, nó sẽ phản tác dụng và đầy tiêu cực nếu bạn dùng nó để đe dọa người khác làm những việc trái với ý muốn của họ. Ngắn gọn hơn, đó là hành động thao túng.

Các bước: Phương pháp này bao gồm 4 bước:

1-      Sự kiện:  Nói cho người khác biết chính xác quan điểm của bạn về tình huống cũng như vấn đề này.

VD:  Này Jacob, chi phí sản xuất của tháng này nhiều hơn mức bình quân 23%. Tại sao anh không nói tôi, tôi thật sự bất ngờ với tin này đấy.

2-      Cảm nhận:  Mô tả cảm nhận của bạn rõ ràng.

VD: Tôi đang rất bực mình, anh chẳng biết chuyện này gây tổn thất thế nào cho công ty sao?

3-      Đòi hỏi: Nói cho họ biết đòi hỏi của bạn để không mất công đoán mò.

VD:  Anh cần phải thành thật với tôi và cho tôi biết khi nào ngân sách của chúng ta đang gặp vấn đề.

4-      Hệ quả: Mô tả kết quả tốt đẹp nếu đòi hỏi của bạn được đáp ứng

VD:  Tôi sẽ giúp đỡ và hỗ trợ anh tốt đa. Nếu anh tin tôi, chúng ta có thể lật ngược tình thế này.

Phương pháp này sẽ dễ thực hiện hơn rất nhiều một khi bạn đã rõ ràng về điều bạn muốn nói và diễn đạt.

Điểm cốt lõi:

Bạn quả quyết là khi bạn phân biệt được ranh giới giữa sự quả quyết và sự hùng hổ và cách cân bằng chúng. Nó có nghĩa là bạn có ý thức mạnh mẽ về bản thân và thừa nhận rằng bạn xứng đáng có được điều bạn muốn. Và nó cũng có nghĩa là bạn vững vàng hiên ngang trong mọi tình huống, dù là tình huống khó khăn nhất.

Sự quả quyết có thể được học tập và trau dồi. Mặc dù không phải muốn là được liền, nhưng bằng cách luyện tập từ từ bạn có thể cảm thấy ngày càng tự tin trong việc diễn đạt điều bạn muốn và cần. Khi độ quả quyết của bạn tăng dần lên, bạn sẽ trở thành một người làm việc đầy hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay và xem tác dụng thần kỳ của nó trong việc phối hợp với người khác tìm ra giải pháp, giải quyết các vấn đề và hoàn thành công việc.

15 phút sưu tầm và biên tập

37 năm trôi qua kể ngày đất nước thống nhất, non sông thành một cõi, đưa Việt Nam bước vào thời kỳ mới chấm dứt cuộc chiến 30 năm đằng đẵng của những hi sinh, mất mát. Đó cũng là ngày thất bại thảm hại của Hoa Kỳ trong cuộc chiến tại Việt Nam. Chiến thắng ấy còn đánh dấu sự thắng thế của phe Xã Hội Chủ Nghĩa trên thế giới trong thập niên 1970, tiếp thêm nguồn sức mạnh cho phong trào giải phóng dân tộc ở các nước châu Á, châu Phi và châu Mỹ Latin.

37 năm – khoảng thời gian đủ dài để những thế hệ “sinh sau đẻ muộn” như chúng ta khôn lớn trong yên bình nhìn lại và tự hỏi rằng: tôi đã làm gì cho đất nước mình? Câu hỏi như gợi trách nhiệm công dân lớn lao nhưng kỳ thực điều này nên được tự vấn hằng ngày, như cơm ăn, như áo mặc…

Chuyện được kể rằng, nhiều năm trước, một giảng viên nước ngoài khi đứng lớp ở Học viện công nghệ bưu chính viễn thông cơ sở TP.HCM, đã bàn về lòng tự hào dân tộc của bạn trẻ VN hiện nay. Ông cẩn thận gửi lời xin lỗi đến cả lớp trước khi cất lời: “Tôi xin lỗi các bạn nhưng tôi thường tự hỏi liệu chiến tranh giờ đây xảy ra, thì tổ quốc của các bạn ra sao với nhiều người trẻ VN sống hưởng thụ như hiện nay?”. Tất nhiên sau lời băn khoăn của vị giảng viên là những ý kiến tranh luận sôi nổi và có lúc trở nên gay gắt của nhiều sinh viên ra sức bảo vệ chính kiến của mình. Nhưng thử một lần lặng im, một lần suy ngẫm thấu đáo hơn, bình tâm hơn, chín chắn hơn và cả người lớn hơn rằng vì đâu đã gieo vào một người ngoại quốc suy nghĩ như thế? Bạn có thấy chột dạ không khi nghe câu chuyện này?

Chuyện đã qua lâu nhưng vẫn mới, vẫn thời sự như vừa diễn ra. www.15phut.vn mong muốn tất cả chúng ta cùng nhìn lại, cùng bừng tỉnh giấc như thể thời gian qua đang trong giấc ngủ vùi. Nhân kỉ niệm 37 năm ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng (30-4-1975 – 30-4-2012), hãy cùng www.15phut.vn “góp hành động nhỏ, thêm ý nghĩa lớn” bằng cách treo cờ Tổ quốc trên avatar của bạn. Cùng với đó, một khẩu hiện được viết nên tự chính sự quyết tâm, nhiệt huyết và lòng tự hào dân tộc của chính bạn rằng: Tôi là công dân Việt Nam!

Hãy tưởng tượng xem, khi tất cả chúng ta nhân rộng “góp hành động nhỏ, thêm ý nghĩa lớn”, một hình ảnh vô cùng rực rỡ – tất cả avatar đều mang hình quốc kỳ Việt Nam, đỏ thắm cùng với khẩu hiệu Tôi là công dân Việt Nam!

(Tác giả Hữu Công)

Các bạn download avatar cờ Việt Nam tại đây:

]]> http://www.15phut.vn/blog-15p/treo-c%e1%bb%9d-t%e1%bb%95-qu%e1%bb%91c-tren-avatar/feed/ 0 http://www.15phut.vn/ky-nang-giao-tiep/28-l%e1%ba%adp-b%e1%ba%a3n-d%e1%bb%93-h%e1%bb%99i-tho%e1%ba%a1i/ http://www.15phut.vn/ky-nang-giao-tiep/28-l%e1%ba%adp-b%e1%ba%a3n-d%e1%bb%93-h%e1%bb%99i-tho%e1%ba%a1i/#comments Wed, 18 Apr 2012 03:14:47 +0000 15 Phut Founder http://www.15phut.vn/?p=1582 Lập trật tự cho những buổi họp hỗn loạn

Tóm ý của cuộc thảo luận mà bạn đang theo dõi.

Nhiều cuộc họp được tổ chức nhằm khám phá 1 chủ đề hay giải quyết 1 vấn đề, và trong số đó có nhiều buổi học thành công.

Tuy nhiên, vài buổi họp lại trở nên phức tạp và mất tổ chức, và gây thất vọng cho người tham dự. Có quá nhiều quan điểm, nhiều tiếng nói cạnh tranh – và có nhiều cách để buổi họp trở  nên lạc lối. Cuộc thảo luận thường đi quá xa so với vấn đề hay câu hỏi ban đầu. Những đóng góp có giá trị thì bị lờ đi. Và khi 1 quyết định được đưa ẩ, thường rất khó nhớ những chuỗi suy nghĩ dẫn đến quyết định đó.

Chúng ta vấp phải khó khăn này vì giải quyết vấn đề không mấy khi là 1 quá trình tuyến tính. Vì các suy nghĩ và ý tưởng chúng ta cứ liên tiếp nảy ra, nên cuộc thảo luận cũng thế. Một vài cá nhân có thể nói quá nhiều về chủ đề yêu thích, những người khác lại lạc sang những chủ đề ít liên quan (nhưng thú vị hơn), và cuộc nói chuyện cứ dẫm chân tại chỗ cho đến khi bạn quên mất là bạn đã bắt đầu từ đâu, hoặc trở nên thất vọng rằng mình vẫn đang ở tại vĩ trí đó bởi vì điều đó dễ dàng hơn.

Vậy, làm thế nào để bạn có thể đánh tan sự thất vọng và giữ việc giao tiếp trong buổi họp đi đúng hướng trong các tình huống này? Hãy cân nhắc việc sử dụng 1 kỹ thuật đơn giản và hiệu quả gọi là Lập bản đồ hội thoại.

Một ví dụ về hội thoại

Hãy xem cuộc hội thoại sau giữa 4 đồng nghiệp trong 1 buổi họp:

Paul: Về buổi họp ngày hôm nay, tôi muốn bàn về vấn đề nghỉ làm và tìm cách giải quyết vấn đề này.

Robert: À, vấn đề thật sự duy nhất là chỉ có 1 vài người thực sự hay vắng mặt. Họ vắng mặt còn nhiều hơn là đi làm.

Jacklyn: Thật ra, tỷ lệ vắng mặt chung đã tăng gấp đôi so với năm ngoái, và xu hướng còn tiếp tục tăng lên.

Robert: Chúng ta phải đuổi việc những người làm tăng tỷ lệ vắng mặt. Đó là cách giải quyết vấn đề.

Kerry: Tôi không nghĩ là đơn giản như thế, Rob. Chúng ta cần phải tìm ra lý do tại sao tỷ lệ vắng mặt lại tăng cao. Những người có tỷ lệ vắng mặt cao đã làm cho chúng ta lâu hơn 1 năm. Tại sao tỷ lệ vắng mặt của họ lại tăng nhiều như vậy trong năm ngoái? Và tỷ lệ vắng mặt của những người khác cũng tăng lên đấy chứ.

Jacklyn: Tôi nghĩ có thể là những thay đổi mà chúng ta gặp phải trong năm qua. Chúng ta có chủ tịch mới. Các vị trí thay đổi. Mọi người cảm thấy là thế giới công việc của họ bị đảo lộn hết.

Robert: Đúng, đúng, đúng. Thật là tệ. Vị trí của tôi cũng bị đổi, tôi luôn không gọi điện báo ốm. Chúng ta đã tạo ra những thay đổi để tốt hơn, vì thế hãy loại bỏ những người này và hãy thực sự làm mọi việc tiến triển.

Paul: Robert có ý đúng đấy. Một số người chấp nhận thay đổi hơn những người khác. Trong ngành của chúng ta, tốc độ thay đổi thì cao hơn các ngành khác. Chúng ta cần phải tìm những người có khả năng xử lý với kiểu môi trường làm việc như thế này.

Jacklyn: Đúng vậy, chúng ta có lẽ không cần phải thực phải làm công việc tuyển người phù hợp với văn hóa của công ty ta quá kỹ. Tôi cho là chúng ta nên tập trung và lĩnh vực đó…

Đột nhiên, cuộc họp chuyển sang 1 hướng mới – thiết kế lại quy trình tuyển dụng – khi mà mục tiêu ban đầu của buổi họp là thảo luận rộng rãi về nguyên nhân gây ra vấn đề nghỉ làm.

Tất nhiên, quy trình tuyển dụng có thể là 1 yếu tố trong vấn đề này, nhưng nó cần ghi nhận là 1 lý do tiềm năng, và không gì hơn thế. Đây tất nhiên không phải lúc hay chỗ để đi chi tiết vào vấn đề làm thế nào để tuyển dụng 1 cách khác đi, nhất là khi không có số liệu nào cho thấy tuyển dụng thực sự là 1 nhân tố tạo nên vấn đề

Đây chính là nơi mà kỹ thuật Lập bản đồ hội thoại phát huy tác dụng

Lập bản đồ hội thoại là gì?

Một bản đồ hội thoại giúp bạn phát hiện vấn đề theo 1 cách có hệ thống và tổ chức. 1 người hỗ trợ sẽ chiếu Bản đồ hội thoại lên tường hoặc màn chiếu, bản đồ được cập nhật liên tục để thể hiện tất cả những gì đang được thảo luận. Điều này có nghĩa là tất cả các ý kiến đều có tỷ lệ và tầm quan trọng như nhau trên giấy, dù ai khởi nguồn ý kiến hoặc ý kiến đó được bình luận bao nhiêu lần đi chăng nữa. Vì thế, mọi người sẽ dễ dàng đạt được sự hiểu biết chung, do các vấn đề và ý kiến ghi lại ngay lập tức để mọi người cùng xem.

Vì thế, thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hệ thống này nhận ra rằng giải quyết vấn đề sẽ bao gồm 1 cuộc hội thoại luôn thay đổi và phát triển. Và nó giúp bạn nắm được các ý mà không bị kéo ra khỏi những lời bàn về vấn đề trung tâm.

Một vài ích lợi của lập bản đồ hội thoại như sau:

• Nó giúp đoan chắc với mọi người rằng các ý kiến của họ được chấp nhận và hiểu, nghĩa là họ có thể dừng việc biện hộ cho ý đó, và có thể chuyển sáng vấn đề khác.
• Sự hợp tác giữa mọi người sẽ tăng lên, vì mọi người có thể thấy ngay là ý kiến của họ liên quan đến bức tranh lớn thế nào và đến các ý kiến khác thế nào.
• Các ý kiến được tổ chức và cấu trúc,  đồng nghĩ với việc mọi người có thể dễ dàng chỉ ra những khoảng trống, những đoạn bị mất, họ có thể phân tích các vấn đề có phương pháp hơn, và có thể nghĩ đến 1 loạt các giải pháp tiềm năng và toàn diện hơn.
• Sự tập trung của người tham dự sẽ chỉ về bản đồ chứ không phải việc khác. Điều này cho phép cuộc thảo luận diễn ra chân thực và bớt căng thẳng.
• Cuộc hội thoại được ghi lại, vì thế những người không tham dự có thể được cập nhật nhanh chóng, và nhiều năm sau, họ có thể theo dõi được logic của bạn và hiểu tại sao ban lại làm điều bạn đã làm

Áp dụng kỹ thuật lập bản đồ hội thoaij

Để sử dụng kỹ thuật này, bạn cần 3 thứ: 1 người hỗ trợ đã được đào tạo, 1 bảng vẽ, bản trắng, hoặc máy tính với máy chiếu số liệu.

Người hỗ trợ chịu trách nhiệm điều hòa buổi họp. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ tạo ra và cập nhật bản đồ trong khi cuộc hội thoại vẫn tiếp tục phát triển.

IBIS (Issue-Based Information System – hệ thống thôn tin dựa trên vấn đề) là ngôn ngữ ký hiệu dùng cho lập bản đồ hội thoại. Các ký hiệu biểu hiện cho các sự kiện khác nhau trong hội thảo, gồm các ký hiệu trong hình 1.

Học viện Compendium đã có phần mềm miễn phí mà bạn có thể download để tạo ra các bản đồ hội thoại. Bấm chuột vào đây biết thêm

Mọi người trong cuộc họp chuyển những ý kiến của họ đến người hỗ trợ, người này sẽ ghi các ý tưởng và ý kiến góp ý mới thành các yếu tố mới trong bản đồ. Điều này này không chỉ ghi lại quá trình tư duy, nó cũng chấn an mọi người rằng tất cả các ý đều được lắng nghe.

Với một Bản đồ hội thoại, các ý kiến thảo luận trở nên rõ ràng và dễ nhớ. Các ý kiến đóng góp được tổ chức tốt hơn và dường như liên quan đến vấn đề chung hơn, chứ không phải là chỉ 1 vấn đề riêng lẻ.

Khi các ý kiến đóng góp không hiệu quả, người hỗ trợ giữ cho cuộc thoại đi đúng hướng. Vì thế, khi 1 người bắt đầu tranh cãi hay cứ nêu 1 vấn đề nhiều lần, người hỗ trợ có thể chỉ cần hỏi người đó có thể thêm được ý gì mới không. Nếu không, cuộc hội thoại sẽ nhanh chóng đi tiếp. Điều này giúp mọi người tập trung, với sự chú ý hướng về phía bản đồ đang dần phát triển hơn là quan tâm đến việc làm cho ý kiến của họ được lắng nghe.

Bản đồ hội thoại cho cuộc họp ở phần đầu được trình bày như Hình 2

Với kỹ thuật lập hội thoại bản đồ, đề nghị vội vàng của Robert có thể dễ dàng bị áp đảo bởi ý kiến khách quan hơn từ Jacklyn, nhất là nếu anh khăng khăng với cách tiếp cận của mình và cô ấy ít nói hơn. Bản đồ tập trung chú ý đúng mới vào những ý kiến khách quan của Jacklyn về các số liệu thống kê về tỷ lệ vắng mặt, và chỉ ra lỗi trong các lập luận của Robert.

Quan trọng nhất là Bản đồ hội thoại giúp nhấn mạnh rằng sửa chữa quy trình tuyển dụng chỉ là 1 giải pháp có thể – không phải là giải pháp duy nhất. Người hỗ trợ có thể đảm bảo rằng mọi người sẽ nghĩ ra và thảo luận nhiều giải pháp tiềm năng khác nữa.

Mẹo nhỏ 1:
Để biết nhiều hơn về cách giữ cho cuộc họp tập trung vào mục tiêu của nó, dù đó có phải là cuộc họp giải quyết vấn đề hay không, xin xem mục Điều hành cuộc họp hiệu quả. Bạn sẽ biết cách sử dụng chương trình họp nhằm đảm bảo rằng mọi người biết bạn mong muốn gì, đảm bảo rằng bạn đã bao gồm nhưng gì cần thiết và cũng như đảm bảo rằng bạn sử dụng thời gian 1 cách thông thái.

Tip 2:
Bản đồ tư duy cũng là 1 kỹ thuật khác để nắm bắt vô số ý tưởng mà bạn có về 1 vấn đề hoặc chủ đề. Bản đồ tư duy là 1 quy trình chảy tự do mà bạn thường làm cho mình ơn là hiểu 1 chủ đề. Đối với Bản đồ hội thảo thì lại là 1 quá trình của cả nhóm để giữ hội thoại đi đúng hướng và tập trung, vì thế mặc dù chúng cùng dựa trên 1 ý tưởng, nhưng chúng được áp dụng rất khác nhau.

Các điểm quan trọng

Để giải quyết vấn đề, bạn phải tập trung.

Trong bối cảnh 1 cuộc họp, điều này không dễ dàng gì. Có thể có nhiều ý tưởng và quan điểm cạnh tranh nhau, và vài người biết cách làm cho ý kiến của mình được lắng nghe hơn một số người khác. Lập bản đồ hội thoại giúp bạn có 1 quy trình giải quyết vấn đề hệ thống và có tổ chức, và đảm bảo cuộc đàm thoại theo đúng mục tiêu. Khi đã có 1 người hỗ trợ, phần còn lại thật đơn giản. Mọi người đều có cơ hội đóng góp như nhau vào cuộc tranh luận, và mọi dòng tư tưởng, lập luận đề được ghi lại.

Điều này  khiến cho 1 quy trình lộn xộn trở nên quy củ hơn, và giúp đảm bảo rằng các vấn đề được khai thác triệt để trước khi đưa ra quyết định

15 phút sưu tầm và biên tập

Chúc các bạn thành công,
15 phút

Chia sẻ video dài 50 phút – là các chia sẻ kinh nghiệm của bác Vũ Khoan – Nguyên Phó thủ tướng về các bước quan trọng trong đàm phán.

15 phút có tổng hợp lại ý của bác ở phía dưới.

Nghệ thuật đàm phán – Vũ Khoan (P.1)

Nghệ thuật đàm phán – Vũ Khoan (P.2)

Nghệ thuật đàm phán – Vũ Khoan (P.3)

Nghệ thuật đàm phán – Vũ Khoan (P.4)

Nghệ thuật đàm phán – Vũ Khoan (P.5)

A -Chuẩn bị:

1. Chọn người đi đàm phán:

- Người đi cần kiến thức về đàm phán, biết cách đàm phán

- Phải đồng tình với mình.

- Có tính kỷ luật cao: có đạo đức, nghiêm túc, hết lòng vì công việc.

2. Biết mình, biết người, biết tình thế: để có phương án đàm phán tốt

- Biết mình:

+ Mình muốn gì?

+ Mình có gì? (có gì để “mặc cả”)

+ Mình “thí” (có thể nhượng bộ) cái gì?

- Biết người:

+ Người ta muốn gì ở mình? (phải lắng nghe: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ, văn hóa của đối tác (thủ thuật người Mỹ: hay hoãn để đi hỏi, người Đức: hay triết lý, người Nhật: “không bao giờ nói yes, không bao giờ nói no”, văn hóa của bản thân người đàm phán, thế lực đứng sau lưng…)

+ Người ta có gì?

+ Người ta “thí” gì?

- Biết tình thế:

+ Thuận lợi không? (thuận lợi: tập hợp nhân tố thuận chiều với mong muốn của mình).

3. Phương án đàm phán: chuẩn bị sẵn ít nhất 3: tối đa, tối thiểu, vừa phải. Để khi đối tác không đồng ý thì có sẵn phương án đối phó.

- Khi đưa phương án phải có lý. Lúc nào cũng nên đưa ra phương án tối đa để đàm phán.

4. Chuẩn bị vận động hành lang/dư luận: đôi khi phải “mất tiền”.

- Những giấy tờ cần thiết.

- Vận động những người ủng hộ.

- Báo chí.

C – Tiến hành đàm phán:

- Nên “dò mìn”

+ Dùng cấp thấp đi trước để “dò” người ta (biết người)

+ Tạo tình thân: nên đối xử như người với người, chứ không nên là đối thủ đàm phán.

- Nên duy trì “cây cầu” mối quan hệ.

- Nên đàm phán dễ trước, khó sau, khó dễ giải quyết trước, khó khăn khó giải quyết sau.

- Trong lúc đàm phán các thành viên phải thống nhất với nhau. Có gì chưa thống nhất về bàn sau hay trao đổi qua giấy cho nhau trong bàn đàm phán.

- Phải chuẩn bị văn bản sẵn để đàm phán. Không nên đàm phán trên văn bản phí đối tác.

Chú ý:

Phải tránh hết sức bộc lộ: nóng nảy, sốt ruột. Mềm mỏng nhưng không mềm yếu (để người ta lấn lướt). Kiên quyết nhưng không nóng vội (bình tĩnh). Cứng rắng nhưng không gắt gổng.

D- Thực hiện:

- Phổ biến kết quả thỏa thuận.

- Phải có chương trình thực hiện thông mình, nhưng phải có biện pháp để “giữ lấy mình”. Cần có biện pháp kiểm soát giám sát chặt chẽ.

15 phút sưu tầm và biên tập.

Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp thật sự không tin vào điều ai đó đang nói? Bạn có cảm giác rằng có điều gì đó không ổn hoặc giả dối ở đây? Có thể họ nói “Có”, kỳ thực trong thâm tâm họ lại ngầm phủ định chuyện đó.

Sở dĩ có hiện tượng người này nói một đằng nhưng người kia hiểu một nẻo đều là do ngôn ngữ cơ thể gây ra cả. Vì thế để hiểu chính xác và hiệu quả được ý người khác khi giao tiếp với họ, trước hết bạn phải tập làm quen với các dấu hiệu cũng như biểu hiện của loại ngôn ngữ đặc biệt này đã.

Đôi khi chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy chúng, nhưng đôi khi lại không. Nói một cách chi tiết, sự vận động, cử chỉ, nét mặt hay thậm chí cả sự thay đổi tư thế đều bộc lộ phần nào đó về con người chúng ta, và những gì mà ta đang giấu trong lòng cũng đều có thể biểu hiện ra bên ngoài.

Nắm bắt được ngôn ngữ của cơ thể và ý nghĩa của chúng, bạn có thể “nhìn thấu” được người khác và hiển nhiên điều đó tạo ra cho bạn có lợi thế to lớn hơn họ khi giao tiếp. Hơn nữa, nếu bạn đã thành thạo trong việc thấu hiểu người khác, bạn cũng có thể làm tốt trong việc chuyển giao thông điệp của mình đến với họ chính xác, tránh để các ngôn ngữ cơ thể gây ra hiểu lầm đáng tiếc.

Tôi chắc rằng ai mà chẳng có lần lời nói cửa miệng và biểu hiện cơ thể lại mâu thuẫn với nhau. Loại ngôn ngữ không lời này có ảnh hưởng không nhỏ tới vấn đề đối nhân xử thế của ta với người khác, và ngược lại, người khác đối với ta.

Nói đến đây cũng rõ, bài viết này nhằm mục đích giải thích cho bạn ngôn ngữ không lời và cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất khi giao tiếp với người khác.

Ấn tượng đầu tiên và sự tự tin

Thử nhớ lại lần đầu tiên bạn gặp ai đó tại công sở hoặc lần cuối cùng bạn theo dõi một người trình bày bài thuyết trình của họ.

Ấn tượng ban đầu của bạn là gì? Bạn có thấy được sự tự tin nơi họ không? Bạn có muốn tiếp xúc với họ không? Và bạn có bị họ thuyết phục không?

Có hai trường hợp.

Trường hợp thứ nhất: Họ sải bước vào phòng, bạn chào họ và cả hai bắt tay thật chặt. Trong suốt quá trình giao tiếp, bạn để ý thấy họ luôn duy trì giao tiếp bằng mắt, nét mặt và cử chỉ thoải mái nhẹ nhàng, cởi mở.

Trường hợp thứ hai: Họ rụt rè đi vào, chào hỏi nhưng lại không nhìn vào mắt bạn,  bắt tay nhưng cái bắt tay lại thật ủ rũ. Trong lúc cả hai đang nói chuyện họ cứ nhìn đâu đâu, nét mặt thì toát lên vẻ căng thẳng, cử chỉ và điệu bộ thì cứng nhắc, gò bó.

Khi bạn quan sát một ai đó, bạn có thể đánh giá xem người đó có tự tin hay không bằng cách kiểm tra xem những biểu hiện sau:

Biểu hiện của người tự tin:

-Tư thế: Đứng thẳng lưng.

-Giao tiếp mắt: luôn duy trì cộng với nụ cười thường trực trên môi.

-Cử chỉ của tay: Quả quyết, khoan thai.

-Lời nói: Chậm rãi và rõ ràng.

-Âm lượng giọng nói: Vừa phải.

Nắm được những điều này, bạn không những có thể “giải mã” được người khác mà còn vận dụng cho bản than trong một số trường hợp cần thiết.

Ví dụ, bạn chuẩn bị có một bài thuyết trình lớn hoặc sắp tham dự một cuộc họp quan trọng nhưng lại không đủ tự tin. Vậy tại sao lại không “trang bị” sự tự tin tạm thời cho mình bằng những kiến thức ở trên.

Những cuộc họp mặt thử thách và sự phòng ngự.

Đã bao giờ bạn tham dự một cuộc họp mặt quan trọng và đầy khó khăn. Có thể đó là một buổi kiểm duyệt khả năng làm việc hoặc một buổi thương lượng ký kết hợp đồng chẳng hạn, vân vân. Sẽ thật may mắn nếu bạn và đối tác cởi mở, lắng nghe lẫn nhau để suôn sẻ đi đến kết quả tốt đẹp sau cùng.

Nhưng nếu dễ như thế thì chẳng cần phải nói, thường thì đối tác sẽ ở trạng thái phòng ngự và không thực sự chú ý đến điều bạn nói. Nếu chuyện này diễn ra trong một buổi họp thẩm định, bạn phải nhắc nhở đồng nghiệp thay đổi hành vi của họ, rằng bạn rất mong họ có thái độ hợp tác với những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.

Một số dấu hiện chứng tỏ người nói chuyện với bạn đang ở tư thế phòng thủ là:

-Tay/cánh tay thu lại sát cơ thể.

-Rất ít biểu lộ cảm xúc nét mặt.

-Cơ thể có xu hướng tránh xa bạn.

-Hai cánh tay bắt chéo trước ngực.

Bằng cách nhận biết những biểu hiện trên, bạn có thể thay đổi cái bạn đang nói đến và cách bạn truyền đạt vấn đề đó để khiến người đó cũng thay đổi thái độ của họ theo một hướng tích cực hơn.

Tương tự, nếu bạn cũng cảm thấy mình hơi phòng thủ trong một cuộc đàm phán, hãy nhớ điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể sao cho phù hợp với hoàn cảnh khi đấy, rằng bạn đang thật sự cởi mở và tiếp thu vấn đề mà đối tác đang thảo luận.

Làm việc nhóm và sự thiếu hợp tác

Bạn có bao giờ  đứng thuyết trình nhưng nhìn xuống dưới thấy mọi người ngáp lên ngáp xuống không? Có nghĩ đến chuyện làm việc với một nhóm để cùng chia sẻ và thống nhất trách nhiệm cũng như thời hạn kết thúc? Mọi người đều có sẵn ý tưởng hay tỏ ra bất hợp tác ?

Ai khi thuyết trình với nhóm cũng muốn nhận được sự hưởng ứng 100% cả mặc dù điều này không phải lúc nào cũng được. Tuy nhiên bạn có thể chủ động lôi kéo thính giả nếu thấy họ đang có vẻ chán bài thuyết trình của bạn. Một vài biểu hiện cần lưu ý:

-Đầu cúi xuống.

-Mắt đờ đẫn hoặc nhìn vào thứ gì khác.

-Tay bỏ trong túi quần hoặc cầm bút lên nghịch.

-Viết, vẽ linh tinh.

-Ngồi trượt dài trên ghế.

Khi bạn nhận ra một ai đó không tập trung, bạn có thể ra tay để lôi kéo sự chú ý của họ, bằng cách hỏi người nào đó một câu trực tiếp chẳng hạn. Và khi chuyện này xảy ra, hãy chắc rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn diễn đạt chính xác điều mà bạn muốn.

Dối trá

Trong tất cả những biểu hiện về ngôn ngữ cơ thể mà chúng ta đã, đang và sẽ nói tới ở đây, việc nhận biết được việc một người có đang nói dối hay không là hữu ích nhất.

Một vài biểu hiện tiêu biểu:

-Không hoặc rất ít giao tiếp bằng mắt; mắt chuyển động láo liên, con ngươi hẹp.

-Hay đặt tay hay ngón tay lên miệng trong lúc nói.

-Cơ thể có xu hướng giữ khoảng cách ra xa người đối diện, hoặc có những dấu hiệu, cử chỉ không tự nhiên.

-Nhịp thở tăng lên.

-Da đổi màu (đỏ mặt hay cổ)

-Mồ hôi túa ra.

-Âm vực giọng nói thay đổi, nói lắp, đằng hắng.

Như với mọi ngôn ngữ không lời khác, một điều bạn cần nhớ là không phải ngôn ngữ cơ thể của mọi người đều y như nhau, vẫn có một chút khác đấy. Do đó khi thấy một vài biểu hiện có vẻ giông giống những biểu hiện ở trên thì đừng vội vàng kết luận ! Bởi khi con người rơi vào trạng thái căng thẳng họ cũng xuất hiện những biểu hiện đó. Điều bạn nên làm lúc này là nhận biết những tín hiệu đáng ngờ, rồi từ đó hỏi nhiều hơn và chi tiết hơn để có thể đưa ra kết luận rằng đối tượng đó có thành thật hay không.

Việc làm rõ hơn nữa ngôn ngữ cơ thể của một người không bao giờ là thừa khi bạn đang kiểm tra mức độ chính xác ý nghĩa của cử chỉ đó. Điều này đặc biệt đúng trong những buổi phỏng vấn tuyển dụng hay các cuộc thương lượng.

———————

Phỏng vấn, thương lượng và phản hồi

Bạn sẽ làm gì khi được hỏi một câu hỏi hay? Liệu bạn có suy nghĩ một chút trước khi trả lời không? Đây là hai trường hợp có thể xảy ra:

Một là bạn sẽ xổ toẹt câu trả lời mà không cần suy nghĩ, hai là bạn suy nghĩ cẩn thận câu hỏi trước khi đưa đưa ra đáp án. Với trường hợp thứ hai, bạn sẽ chiếm được cảm tình của người hỏi vì bạn cho họ thấy được rằng câu hỏi của họ đủ hay để trả lời sau khi đã mất thời gian cân nhắc.

Ứng xử như vậy ở bất cứ buổi tuyển dụng hay thương lượng nào cũng đều gây ra dấu hiệu tích cực đối với người hỏi. Một số biểu hiện người tập trung cho câu hỏi:

-Mắt nhìn về hướng khác và chỉ quay trở lại tiếp xúc với mắt người hỏi khi trả lời.

-Vuốt cằm.

-Tay đặt lên má.

-Nghiêng đầu, mắt nhìn lên trên.

Như vậy, cho dù bạn là người hỏi hay là người trả lời, đây là những cử chỉ chắc chắn đúng cho trường hợp thứ hai ở trên.

Không nên vơ đũa cả nắm !

Như tôi đã nói ở trên, mỗi người là một cá thể khác nhau, và có thể những biểu hiện cơ thể bạn thấy nó lại chẳng giống như bạn nghĩ. Điều này thường xảy ra do khác nhau giữa thói quen của mỗi người và đặc biệt là về mặt văn hóa của từng vùng. Vì vậy, để chắc chắn rằng phán đoán của bạn là đúng, bạn có thể dùng những phép thử như hỏi những câu hỏi chi tiết, tìm hiểu người đó kỹ hơn.

Để luyện tập và trau dồi kỹ năng nhận biết ngôn ngữ cơ thể, bạn cần dành thời gian quan sát những người xung quanh bạn. Những người đó có thể là hành khách trên xe bus, trên tàu lửa, hoặc trên TV nhưng không bật tiếng, để ý cách họ ứng xử với những người khác. Trong lúc đang quan sát, cố gắng đoán xem họ đang nói những gì hoặc chuyện gì đang diễn ra giữa họ.

Cho dù bạn không có cơ hội kiểm tra rằng mình đúng hay sai, bạn cũng thu thập được kha khá kỹ năng quan sát rồi đấy và sẽ giúp bạn nhạy hơn trong việc chộp lấy các tín hiệu của ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp với người khác.

Mẹo:

Khi đã thành thạo việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, người ta thường dùng nó để diễn đạt rõ thông điệp mà họ đang truyền tải hay củng cố thêm sức mạnh cho những gì họ đang nói.

Trong một vài trường hợp thì điều này chấp nhận được. Bạn có thể đeo lên mặt một chiếc mặt nạ can đảm khi sắp đi gặp một ai đó hay chuẩn bị thuyết trình. Tuy nhiên, nó lại phản tác dụng nếu bạn cố gắng thuyết phục ai đi ngược lại với mong muốn của họ. Tại sao? Vì có thể bạn bị “gậy ông đập lưng ông” vì không điều khiển được những cử chỉ của mình. Việc này sẽ bạn mất đi niềm tin cũng như sự tín nhiệm của người đó một cách nghiêm trọng.

Điểm cốt lõi:

Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi chúng ta giao tiếp và có thể phản ánh khá chính xác những gì thực sự đang diễn ra bên trong chúng ta.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm chuyển động cơ thể, những cử chỉ (chân, tay, bàn tay, đầu và thân), tư thế, căng cơ, giao tiếp mắt, da đổi màu (ửng đỏ), và thậm chí là cả nhịp thở, sự tiết mồ hôi. Chưa hết, còn có thêm tốc độ, cao độ và sự thay đổi của giọng nói.

Nên nhớ một điều rằng ý nghĩa ngôn ngữ cơ thể có thể khác nhau giữa những cá nhân, và giữa những quốc tịch, văn hóa khác nhau. Do nó thiên biến vạn hóa như vậy cho nên bạn cần “giải mã” những tín hiệu đã học được trên đây trước khi đưa ra kết luận sau cùng, bằng cách đặt câu hỏi và tìm hiểu kỹ đối tượng.

15 phút sưu tầm và biên tập

Vài nét về tác giả và sách:

“Herb Cohen là một nhà đàm phán chuyên nghiệp trong hơn 40 năm, là cố vấn cho các tổng thống Jimmy Carter, Ronald Reagan về chống khủng bố, và là cố vấn cho các thương gia, tập đoàn và cơ quan chính phủ hàng đầu. Hoa kỳ như Bộ Ngoại giao, FIB, CIA, Bộ tư Pháp, Nhà Trắng…. Ngoài ra, ông còn tham gia giảng dạy tại các trường đại học hàng đầu Hoa Kỳ như Đại học Harvard, Đại học Michigan, viện Brookings, Học viện FBI.

Trong cuốn sách “Bạn có thể đám phám bất cứ điều gì”, Herb Cohen chia sẻ với chúng ta kinh nghiệm của 40 năm tham gia và kết thúc thành công hàng nghìn cuộc đàm phán lớn nhỏ. Cuốn sách không chỉ trình bày những yếu tố căn bản trong đàm phán và các kiểu đàm phán chủ yếu, mà còn đưa ra những ví dụ minh hoạ thú vị và thiết thực cho những hoàn cảnh khác nhau, đề xuất những giải pháp xử lý mềm dẻo, tế nhị nhưng hiệu quả mỗi tình huống hay xung đột, dù là trong gia đình (Khi trẻ con khóc đòi quà…),trong cuộc sống hàng ngày (Khi vợ bạn im lặng…..) trong công việc (Khi xin tăng lương….) hay môi trường kinh doanh (Khi khai thuế lợi tức, khi mua đất…) Vì thế, Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì đã trở thành một trong những cuốn sách bán chạy nhất tại Mỹ hơn 9 tháng liền, và đã được dịch ra trên 20 thứ tiếng.”

Chúc các bạn thành công.

15 phút.

Để nâng cao khả năng diễn đạt, chúng ta cần có vốn từ phong phú. Một số bài tập để nâng cao vốn từ đó là:
1. Tìm từ đồng nghĩa, khác nghĩa
2. Nối từ. vd: nhanh nhạy – nhạy cảm – cảm xúc …
3. Sử dụng những từ tăng cao hay giảm nhẹ tính chất của sự vật việc
vd: rất/vô cùng/cực kỳ + xinh đẹp

Bây giờ chúng ta cùng chơi 1 trò chơi nhỏ.
Tìm từ đồng nghĩa với từ: NHIỆT TÌNH.
TÌm từ trái nghĩa với từ : XẤU

Các bạn comment bên dưới nha!

Nhóm làm việc, tổ chức của bạn nên tập trung vào nhân tố nào để đạt được các mục tiêu đã đề ra?

Đây là câu hỏi đã được đặt ra rất nhiều lần và đã có nhiều câu trả lời khác nhau. Một vài người tìm kiếm các nhân tố nội tại, những người khác lại chú trọng tới nhân tố bên ngoài, và cũng có những người thích kết hợp cả 2 quan điểm trên, và có người lại tìm kiếm sự tương đồng giữa các yếu tố khác nhau trong tổ chức. Tựu trung lại, vấn đề nằm ở chỗ nghiên cứu về các nhân tố.

Tuy có nhiều mô hình đã thất bại khi nghiên cứu về tính hiệu quả của tổ chức, nhưng mô hình 7S của McKinsey vẫn còn đứng vững. Đây là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công.

Mô hình 7S được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khi quan điểm hòa hợp tỏ ra hữu ích, ví dụ:

-         Tăng cường hiệu quả của công ty

-         Kiểm tra ảnh hưởng về các thay đổi gần giống trong tương lai trong một công ty

-         Sắp xếp lại phòng ban và quy trình khi sáp nhập hoặc mua lại

-         Tìm ra cách tốt nhất để thực hiện một chiến lược

Bạn cũng có thể áp dụng mô hình 7S cho đội nhóm hoặc một dự án nào đó.

7 nhân tố

Mô hình 7S McKinsey bao gồm 7 nhân tố độc lập chia làm 2 danh mục là nhân tố cứng và nhân tố mềm

Những nhân tố cứng thường dễ nhận ra và có thể được bộ phận quản lý gây ảnh hưởng trực tiếp như: chiến lược, sơ đồ tổ chức và hệ thống báo cáo, hệ thống thông tin và quy trình chính thống.

Ngược lại, những nhân tố mềm thường không dễ mô tả, vô hình và thường bị ảnh hưởng bởi văn hóa. Tuy vậy, nhân tố mềm cũng quan trọng không kém nhân tố chính để tổ chức có thể hoạt động thành công.

Biểu đồ 1 bên dưới mô tả tính phụ thuộc giữa các nhân tố và chỉ ra sự thay đổi của các nhân tố khi một nhân tố thay đổi.

Hãy nhìn từng yếu tố riêng biệt:

-         Chiến lược (strategy): Kế hoạch giúp gìn giữ và xây dựng các lợi thế cạnh tranh trước đối thủ

-         Cấu trúc (structure): Chỉ ra cách thức tổ chức của công ty và hệ thống báo cáo liên cấp

-         Hệ thống (systems): Bao gồm các hoạt động thường ngày cũng nhu quy trình mỗi nhân viên phải tham gia để thực hiện xong công việc

-         Giá trị được chia sẻ (shared values): hay còn gọi là “những mục tiêu khác thường” bao gồm giá trị cốt lõi của công ty được minh chứng trnog văn hóa công ty và đạo đức làm việc chung.

-         Phong cách (style): Phong cách của tầng lớp lãnh đạo là gì

-         Nhân sự (staff): Bao gồm nhân viên và khả năng của họ

-         Kỹ năng (skills): các kỹ năng thực chất và năng lực của nhân viên

Trong đó, Giá trị được chia sẻ được xếp ở giữa mô hình nhằm nhấn mạnh rằng đây chính là nhân tố cốt lõi ảnh hưởng tới sự phát triển các nhân tố còn lại. Cấu trúc công ty, chiến lược, hệ thống, phong cách, nhân sự và kỹ năng bắt nguồn từ lý do vì sao tổ chức được thành lập, và đại diện cho điều gì. Tầm nhìn ban đầu của công ty được thành lập từ các giá trị của người sáng lập. Khi giá trị này thay đổi, các nhân tố kia sẽ thay đổi theo.

Làm sao để sử dụng mô hình này?

Lý thuyết của mô hình này nói rằng nếu một tổ chức có năng lực tốt, 7 yếu tố này cần phải được kết nối và liên kết chặt chẽ với nhau. Do đó khi sử dụng mô hình này, tổ chức sẽ biết được yếu tố nào cần được điều chỉnh để nâng cao hiệu quả hoặc cần duy trì trong khi các nhân tố khác thay đổi.

Dù có thay đổi yếu tố nào – cấu trúc lại, lập ra quy trình mới, sáp nhập tổ chức, tổ chức hệ thống mới, thay đổi lãnh đạo…bạn đều có thể áp dụng mô hình này để hiểu từng yếu tố liên quan và đảm bảo hiệu quả thay đổi rộng lớn trong mỗi khu vực.

Bạn cũng có thể sử dụng mô hình 7S để phân tích vị trí hiện tại (điểm A) và vị trí mong đợi trong tương lai (điểm B) và phân tích điểm chênh và không đồng nhất giữa 2 điểm đó. Sau đó điều chỉnh và sắp xếp lại các nhân tố trong 7S để đảm bảo tổ chức vẫn hoạt động tốt một khi bạn đến được điểm B.

Nghe có vẻ dễ quá? Không hề đâu nhé. Thay đổi tổ chức không hề là chuyện đơn giản chút nào. Nếu không đã chẳng có hàng tá cuốn sách và học thuyết ra đời chỉ để phân tích chiến lược tổ chức, nâng cao khả năng và quản lý thay đổi. Tương tự, 7S có thể là mô hình hữu hiệu để giúp  bạn nêu ra đúng câu hỏi, nhưng sẽ không mang lại cho bạn mọi câu trả lời. Để làm được điều đó đỏi hỏi phải có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đúng đắn.

Sau khi đã hỏi đúng câu hỏi, chúng tôi đã phát triển một danh sách và ma trận để kiểm tra cách 7 nhân tố hòa hợp với  nhau. Bạn cũng có thể thêm vào các câu hỏi của riêng mình dựa trên điều kiện cụ thể của tổ chức.

Bảng câu hỏi 7S

Đây là bảng câu hỏi bạn cần khám phá để hiểu thêm về tình trạng của tổ chức khi sử dụng mô hình 7S. Bạn có thể sử dụng mô hình này để phân tích vị trí hiện tại (điểm A) và vị trí tương lai (điểm B)

Chiến lược:

-         Chiến lược của công ty bạn là gì?

-         Làm sao để đạt được mục tiêu?

-         Làm sao đối phó với các áp lực cạnh tranh

-         Làm sao để giải quyết sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng

-         Làm sao để điều chỉnh chiến lược phù hợp với yếu tố môi trường

Cấu trúc:

-         Công ty/đội nhóm được phân chia như thế nào?

-         Hệ thống cấp bậc của công ty là gì?

-         Làm sao để các phòng ban khác nhau cùng liên kết và hoạt động cùng nhau?

-         Làm sao để từng thành viên trong nhóm tổ chức và điều chỉnh bản thân?

-         Quy trình ra quyết định và kiểm soát tập trung hay phân tán?

-         Đây là ngôn ngữ giao tiếp? Rõ ràng hay ẩn dụ?

Hệ thống

-         Hệ thống chính nào đang vận hành tổ chức? Cân nhắc hệ thống tài chính và HR cũng như giao tiếp và lưu trữ tài liệu

-         Hệ thống quản lý công ty ở đâu? Làm sao để đo đạc và đánh giá chúng?

-         Quy tắc và quy trình nội bộ nào được mọi người sử dụng để theo dõi?

Giá trị được chia sẽ (giá trị cốt lõi):

-         Giá trị cốt lõi của công ty là gì?

-         Văn hóa của tổ chức/đội nhóm là gì?

-         Các giá trị đó mạnh mẽ ra sao?

-         Giá trị cơ bản nào xây dựng nên công ty/đội nhóm?

Phong cách

-         Phong cách lãnh đạo của đội ngũ quản lý như thế nào?

-         Phong cách đó có hiệu quả ra sao?

-         Nhân viên/thành viên trong nhóm cạnh tranh hay hợp tác với nhau?

-         Các nhóm trong công ty hoạt động hiệu quả hay chỉ là hình thức?

Nhân sự

-         Trong nhóm đang có những chuyên gia và vị trí nào?

-         Vị trí nào cần được bổ sung?

-         Có sự lệch pha nào trong năng lực không?

Kỹ năng:

-         Đội nhóm/công ty mạnh về kỹ năng gì?

-         Có kỹ năng nào lệch pha không?

-         Công ty/đội nhóm được biết tới vì cái gì?

-         Nhân viên/thành viên của nhóm có khả năng hoàn thành công việc khác?

-         Kỹ năng được đo đạc và đánh giá như thế nào?

Câu hỏi ma trận 7S

Bây giờ sử dụng những thông tin thu thập được và tìm ra đâu là sự lệch pha và không đồng nhất giữa các yếu tố. Hãy nhớ bạn hoàn toàn có thể sử dụng ma trận này để tìm hiểu về tổ chức hiện tại hay tổ chức mong muốn của mình.

Nhấp vào đây để tải ma trận McKinsey 7S để kiểm tra sự tương thích giữa từng yếu tố khi làm theo các bước bên dưới:

-         Bắt đầu bằng Giá trị được chia sẻ: Giá trị này có thống nhất với cơ cấu, chiến lược và hệ thống không? Nếu không, nên thay đổi cái gì?

-         Nhìn lại các nhân tố cứng. Mỗi nhân tố hỗ trợ các nhân tố khác ra sao? Nhận diện đâu là nơi cần phải tha y đổi.

-         Bây giờ nhìn tới các nhân tố mềm. Nhân tố này có trợ giúp cho các nhân tố cứng không? Bản thân chúng có hỗ trộ lẫn nhau không? Nếu không, phải thay đổi cái gì?

-         Khi bắt đầu điều chỉnh và sắp xếp lại các nhân tố, bạn cần phải sử dụng quy trình tương tác khi điều chỉnh và tái phân tích tác động của việc điều chỉnh lên các nhân tố khác và cách sắp xếp của chúng. Từ đó sẽ cho kết quả mỹ mãn hơn.

Điểm cốt lõi:

Mô hình 7S của McKinsey có thể được áp dụng để giải quyết hầu hết các vấn đề về hiệu quả của đội nhóm và tổ chức. Nếu nhóm và tổ chức không hoạt động tốt, có thể vấn đề nằm ở chỗ các yếu tố làm việc không thống nhất với nhau. Một khi tìm ra được những nhân tố không đồng nhất đó, bạn có thể bắt đầu sắp xếp lại các nhân tố nội tại để cải thiện chúng và đóng góp nhiều hơn vào mục tiêu và giá trị cả tổ chức cùng chia sẻ.

Quy trình phân tích vị trí hiện tại của bạn nhờ vào 7 nhân tố đó rất đáng giá. Nhưng nếu nâng tầm phân tích lên một bậc và tìm ra giải pháp tối ưu cho từng nhân tố, bạn sẽ thúc đẩy được đội ngũ tiến lên phía trước.

15 phút sưu tầm và biên tập