Quản lý thời gian. Hoàn tất mọi việc
Nếu bạn nhận thấy rằng mình có thói quen hay trì hoãn lại những nhiệm vụ quan trọng hết lần này đến lần khác, thì bạn có thể yên tâm rằng có rất nhiều người mắc phải thói quen không tốt này. Trên thực tế, mỗi người trì hoãn công việc theo nhiều mức độ – nhưng một vài người cố để sự trì hoãn này ảnh hưởng thành một thói quen xấu, làm cản trở sự thăng tiến cũng như phá vỡ sự nghiệp của họ.
15phut.vn thấy, chìa khóa để kiểm soát thói quen xấu này là bạn phải nhận thức được khi nào mình bắt đầu chần chừ với công việc, và tại sao lại như vậy, sau đó tận dụng những bước dưới đây để bắt đầu quản lý thời gian và vượt qua thói quen hay trì hoãn.
Sự trì hoãn là gì?
Tóm lại, khi bạn lảng tránh những việc lẽ ra cần phải được tập trung giải quyết ngay thì đó gọi là sự trì hoãn. Sự trì hoãn xuất hiện thông thường ngay khi bạn ưu tiên làm những việc mà mình yêu thích hoặc cảm thấy thoải mái – hơn là những việc quan trọng.
Theo giáo sư nhà tâm lý học Clarry Lay, một tác giả nổi tiếng về vấn đề của sự trì hoãn, sự trì hoãn xảy ra khi xuất hiện một khoảng thời gian trống giữa những hành động nằm trong dự định và những hành động tự phát. Điều đó có nghĩa là sự trì hoãn sẽ xảy ra khi có dấu hiệu của một khoảng thời gian giữa những việc mà chúng ta dự định làm cho đến khi những việc ấy thật sự được tiến hành.
Làm thế nào để vượt qua thói quen trì hoãn
Hãy thực hiện theo những bước sau để kiểm soát và khắc phục thói quen xấu này:
Bước 1: nhận thức được rằng bạn đang mắc phải chứng hay trì hoãn
Nếu bạn thành thật với chính mình thì bạn có thể sẽ nhận biết được mỗi khi mình chần chừ với công việc. Hãy làm bài trắc nghiệm cá nhân Bạn có phải là người hay chần chừ không của chúng tôi để biết chắc rằng bạn có mắc phải thói quen không tốt này hay không nhé.
Bên dưới là dấu hiệu cho thấy bạn đang trì hoãn công việc:
- Hì hục nguyên ngày để làm những công việc có độ ưu tiên thấp trong To Do List của bạn.
- Đọc email hàng giờ mà không làm bất cứ việc gì hoặc quyết định bạn sẽ làm gì với những email đó.
- Bắt tay vào đầu việc quan trọng nhưng ngay sau đó lại chuồn ra khỏi chỗ làm để tự thưởng cho mình một tách cà phê.
- Bỏ mặc những công việc được ghi chép trong To Do List, dù bạn biết những việc ấy rất rất rất quan trọng.
- Bạn thường xuyên đồng ý làm những công việc nhỏ nhặt khi người khác yêu cầu, và dồn thời gian vào những việc ấy thay vì làm những việc quan trọng trong được hoạch định trong To Do List.
- Chờ đến khi bạn có hứng thú hoặc “thiên thời địa lợi nhân hòa” thì mới bắt tay vào làm những nhiệm vụ trọng yếu.
| Ghi chú: Chần chừ đối với những việc nhỏ nhặt không phải là thói quen trì hoãn, mà đó gọi là sự ưu tiên!Chần chừ đối với những công việc quan trọng trong khoảng thời gian ít hơn 1 ngày vì lý do bạn cảm thấy không đủ năng lượng cũng không được coi là thói quen trì hoãn, đó chỉ là một sự cố tạm thời. Hoặc nếu bạn có lý do chính đáng để thay đổi kế hoạch được đặt ra thì lúc ấy không phải bạn đang trì hoãn công việc. Nhưng một khi bạn đưa ra lý do nào đó chỉ đơn giản để biện minh cho việc bạn không muốn làm, thì đó gọi là sự trì hoãn.Trong một bài viết năm 1986 “At Last, My Research Article on Procrastination”, được xuất bản trong Journal of Research on Personality, ông Lay đã lưu ý chúng ta rằng: thói quen trì hoãn độc lập với vào khát khao thành tựu, năng lượng, lòng tự trọng của con người. Nói cách khác, bạn cũng có thể là một người-thích-trì-hoãn ngay cả khi bạn rất tự tin vào năng lực, khả năng của mình hoặc ngay khi bạn đang hào hứng chinh phục mục tiêu nào đó. |
Bước 2: Tìm hiểu TẠI SAO bạn lại đang trì hoãn
Lý do sự trì hoãn có thể phụ thuộc vào cả bạn lẫn công việc. Nhưng quan trọng là phải hiểu yếu tố nào là tác nhân chính, để từ đó có thể chọn được cách tiếp cận tốt nhất giải quyết vấn đề.
Một nguyên do của sự trì hoãn là vì chúng ta không yêu thích công việc của mình, vì thế chúng ta cố tránh nó. Hầu hết mỗi công việc đều có những mặt nhàm chán của nó, và cách tốt nhất để giải quyết là hãy cố gắng hoàn tất “phần-chua-như-giấm” đó, càng nhanh càng tốt, sau đó bạn có thể tập trung vào những khía cạnh còn lại mà bạn yêu thích.
Một nguyên do khác chính là chúng ta không có tổ chức. Những người sống có tổ chức có thể dễ dàng tránh khỏi những cám dỗ của thói quen trì hoãn bởi vì họ có những công cụ như TO DO LIST, lịch biểu giúp nhận thức được mức độ cấp thiết của từng phần việc. Họ ước tính được sẽ phải dành bao nhiêu thời gian để làm một việc và dựa vào đó để xác định khi nào cần bắt tay vào công việc để tránh sự trể nãi. Những người sống có tổ chức được miễn nhiễm với thói quen trì hoãn bởi vì họ biết cách chia nhỏ công việc và quản lý dưới dạng “next steps”.
Thậm chí ngay khi bạn là người sống có tổ chức, đôi lúc bạn cũng sẽ cảm thấy bị công việc lấn át. Có khi bạn sẽ hoài nghi năng lực của mình, liệu mình có đủ sức để làm việc đó hay không? Vì thế, bạn sẽ tự an ủi bản thân rằng bạn có khả năng để hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng rất tiếc, những nhiệm vụ thật sự quan trọng thì hiếm khi được hoàn thành. Có thể bạn vừa sợ thành công, vừa sợ thất bại. Ví dụ hen, một khi thành công, bạn sợ mình sẽ tiếp tục sa lầy với một đống nhiệm-vụ-kinh-hoàng dạng này do cấp trên giao xuống (vì tui đã thành công mà). Hoặc bạn sẽ bị “dí” để đảm nhận những việc bạn cảm thấy quá tầm.
Đáng ngạc nhiên, là những người cầu toàn lại là những người hay trì hoãn, bởi vì họ có khuynh hướng nghĩ rằng: “tôi không có đủ kỹ năng để làm việc này một cách thật hoàn hảo, vì thế tôi sẽ không làm chúng”
Một nguyên nhân cuối cùng của sự trì hoãn là kỹ năng đưa ra quyết định kém. Đơn giản nếu bạn không thể quyết định được cần làm gì, có lẽ bạn sẽ phải trì hoãn mọi việc nếu bạn đã đi lệch hướng.
Bước 3: xây dựng chiến lược chống lại thói quen trì hoãn
Sự trì hoãn là một thói quen ăn sâu vào tính cách. Nghĩa là bạn sẽ không thể đánh bại được nó ngay. Thói quen sẽ không là thói quen chỉ khi bạn bền bỉ luyện tập để chống lại nó, vì thế hãy dùng càng nhiều cách càng tốt để tận dụng tối đa, đạp tan sự trì hoãn. Vài lời khuyên nhỏ sau đây có thể giúp ích cho chúng ta, nhưng thỉnh thoảng bạn cũng nên cố gắng tìm ra những cách mới để đánh bại thói quen trì hoãn đáng ghét này nhé!
Những lời khuyên chung này sẽ tạo động lực cho bạn thực hiện:
- Nghĩ ra những phần thưởng cho riêng bạn, ví dụ tự hứa với lòng rằng trưa nay mình sẽ được một miếng bánh rán ngon lành nếu hoàn tất một-số-cụ-thể-công-việc và đừng quên chia sẻ với 15phut.vn là bạn cảm thấy vui sướng như thế nào khi mọi việc được hoàn tất nhé!
- Đề nghị người nào đó hãy kiểm tra bạn. Áp lực từ đồng đội! Đây là nguyên lý hoạt động của các nhóm tự giúp nhau. Cách này được ghi nhận rằng mang đến tỉ lệ thành công cao.
- Hãy nghĩ về kết quả sẽ tệ như thế nào nếu như bạn KHÔNG thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đặt mình ở vị trí sếp để nghĩ về chi phí thời gian. Bạn được trả tiền để thực hiện những công việc mà sếp bự nghĩ là quan trọng, bạn sẽ không xứng đáng với giá trị được trả nếu bạn không thực hiện những công việc đó. Thật đáng xấu hổ như vậy!
Nếu bạn mắc phải thói quen trì hoãn chỉ vì bạn là người không có tổ chức, hãy bắt đầu học cách tổ chức từ bây giờ nhé!
- Luôn mang theo TO DO LIST để không “lỡ quên” những việc bạn không thích phải giải quyết.
- Sử dụng “ma trận cấp bách/quan trọng” để giúp ưu tiên hóa những việc quan trọng trong TO DO LIST. Như vậy sẽ tránh việc bạn cố gắng thuyết phục bản thân rằng những việc ấy không quan trọng, hoặc bạn đang có 1 lô lốc các công việc cấp bách phải làm trước, nhưng thực tế là bạn lại đang trì hoãn giải quyết chúng.
- Hãy làm chủ lịch làm việc và kế hoạch dự án của mình để biết khi nào bạn nên bắt tay vào giải quyết tất cả những dự án quan trọng.
- Hãy tự đặt cho mình mục tiêu thời gian: bằng cách này, bạn sẽ không có thời gian để chần chừ trì hoãn đâu!
- Nên nhớ, bạn không thể tập trung làm nhiều việc cùng một lúc đâu!
Nếu bạn cảm thấy mình bị quá tải để bắt tay vào dự án mới, thì bạn nên thử một cách khác. Hãy xem vài lời khuyên sau:
- Chia dự án ra thành từng phần nhỏ để có thể quản lý dễ dàng. Tạo ra một bảng kế hoạch hành động, sẽ rất có ích cho bạn đấy!
- Hãy bắt đầu với những nhiệm vụ nhanh và nhỏ, thậm chí ngay cả khi nó không theo thứ tự quy trình. Bạn sẽ cảm thấy mình đã gặt hái được một vài thứ, và chợt nhận ra rằng toàn bộ dự án sẽ không còn trở nên quá tải đối với bạn nữa.
Nếu bạn trì hoãn vì bạn không yêu thích công việc:
- Liệu công việc có đáng chán như một số người hay phóng đại không nhỉ? Hãy thử xem! Nó sẽ không tệ như bạn nghĩ đâu!
- Hãy nghĩ đến viễn cảnh tồi tệ trước mắt nếu bạn không bắt tay vào làm việc.
- Tự thưởng cho mình sau mỗi lần hoàn tất nhiệm vụ.
Cuối cùng, nếu bạn trì hoãn vì bạn không thể quyết định được mình sẽ làm gì, vì bạn lo ngại mình sẽ đưa ra những lựa chọn sai lầm, 15 phút một ngày sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng đưa ra quyết định.
Điểm cốt lõi:
Cách tốt nhất để đánh bại thói quen trì hoãn là cần phải ngưng ngay việc cố tình chần chừ. Bạn cần phải nhận ra vì sao mình lại hay trì hoãn mọi việc, từ đó tìm cho mình những bước thích hợp để khắc phục thói quen không tốt ấy.
Bài viết này đang hướng dẫn bạn 1 phần của kỹ năng quản lý tốt thời gian, tập tính tổ chức, xây dựng thói quen cá nhân hiệu quả. Trên cơ sở đó, bạn sẽ thiết lập độ ưu tiên đúng đắn, quản lý thời gian một cách thông minh để mở ra nhiều cơ hội hơn cho bản thân mình.
Hãy tìm hiểu về cách lập Bảng ghi chép hoạt động, đó là một công cụ quan trọng để phân tích cách thức sử dụng thời gian của bạn.
15 phút sưu tầm và biên tập